Errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos

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Cualquier proceso de implementación de una nueva herramienta de gestión de proyectos es un proceso complejo, y no exento de riesgo de fracaso. En este artículo vamos a listar los errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos, con objeto de poderlos evitar y maximizar las posibilidades de éxito.

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Errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos

Error 1: Exportar los datos de la antigua herramienta directamente a la nueva, y esperar que todo mejore mágicamente.

Parece una tontería, pero ocurre. Una herramienta nos ayuda a aplicar los procesos de gestión de proyectos, pero si estos no existen o son erróneos, y únicamente la usamos cómo una nueva forma de hacer lo mismo no conseguiremos mejorar. Lo adecuado sería haber definido previamente estos procesos, y ajustar los datos a estos aprovechando la nueva herramienta, eliminando y simplificando los que no.

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Error 2: Inculcar el miedo a “estropear las cosas”

Cuando se empieza a usar una nueva herramienta van a existir errores en su uso. Si estos errores se penalizan, o se inculca la idea de que estos no serán aceptados, lo normal es generar resistencia al cambio. En su lugar se debe fomentar el aprendizaje de la nueva herramienta y buscar formas de soporte para cuando estos errores ocurran.

Error 3: Empezar la usar la nueva herramienta sin haber cargado toda la información.

A veces quiere hacerse una implementación “parcial” de la nueva herramienta de gestión de proyectos, subiendo solo una parte de la información para probar cómo funciona. Esto implica que los usuarios deberán continuar usando la herramienta actual y probar la nueva simultáneamente, lo cual genera una carga de trabajo adicional, desincentiva el uso de la nueva herramienta, y crea una predisposición negativa hacia esta.

En su lugar la nueva herramienta debería de implementarse de golpe, una vez probada en proyectos de prueba; asegurándose de que los afectados disponen de toda la información necesaria para hacer su trabajo desde el primer momento.

Error 4: Usar materiales de formación o manuales genéricos

Cada organización es diferente y trabaja de forma diferente, incluso con la misma herramienta. Por ello es conveniente personalizar los materiales y el plan de formación a las necesidades reales de la organización. Idealmente deberíamos también personalizar la herramienta.

Error 5: No fomentar la comunicación

Un proceso de implementación de una herramienta de gestión de proyectos es algo que afecta a toda la organización. Por tanto, limitar este proceso a un grupo reducido es un motivo de fracaso. Esto reduce la implicación de los afectados, y reduce y dificulta la identificación y gestión de los problemas que con seguridad nos encontraremos.

Una comunicación abierta y fluida facilitará el proceso, y permitirá una reacción más rápida y mejor a los problemas.

Error 6: Confundir herramienta con proceso y esperar que el nuevo software solucione todo.

Muchas organizaciones confunden la herramienta de gestión de proyectos con los procesos, pensando que la herramienta definirá cómo deben gestionarse los proyectos. Cualquier herramienta ayuda a aplicar un proceso, pero no lo define ni lo crea. Si no disponemos de un buen proceso de gestión de proyectos, la implementación de la nueva herramienta no supondrá una mejora.

Error 7: Definir un plazo en el que convivan las herramientas antiguas y la nueva.

Cualquier persona preferirá usar una herramienta que conoce antes que una nueva, por lo que esta convivencia dificultará el paso de las herramientas antiguas a la nueva, la cual será vista cómo una carga de trabajo adicional. Aunque suene radical, lo más efectivo es que el cambio se produzca de golpe, eliminado las herramientas anteriores excepto en casos excepcionales.

Muchas de estas herramientas de gestión de proyectos incluyen cuadros de mando y otras formas de mostrar la situación del proyecto. Forzar el uso de estos cuadros en lugar de los informes tradicionales puede también ser una buena forma de facilitar su implementación.

Error 8: Presentar la nueva herramienta cómo una opción o alternativa a las herramientas actuales, dejando que su uso sea opcional.

Parece una tontería, pero a veces el hecho de buscar alinear todos los intereses, incluso él de no cambiar, hace que la implementación de la nueva herramienta se plantee cómo algo opcional, o se acepte que esta no se use para determinados trabajos. Obviamente esto hará que algunos integrantes de los proyectos no usen o actualicen la herramienta, lo que le restará eficacia y acabará abandonándose su uso al no reportar ventajas.

La implementación de una herramienta de gestión de proyectos debe ser obligatoria, forzándose su uso, y la cantidad, cantidad y frecuencia con la que debe actualizarse su información. Aunque tendemos a ver mal cualquier tipo de imposición, a veces es la única forma de asegurar que una nueva iniciativa funcione, o que al menos que no nos auto-boicoteemos en su implementación.

Esperamos que este artículo te facilite la implementación de una herramienta de gestión de proyectos. Y te animamos a dejar tus comentarios y compartir otros errores o tus experiencias en este campo.

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