Identificación de riesgos

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identificación de riesgosUno de los aspectos más importantes para poder mantener el control de un proyecto es la gestión e identificación de riesgos. Esto permite al director del proyecto anticipar aquellas situaciones que pueden comprometer (o favorecer) los objetivos, y definir de antemano planes de actuación para ellas.

Identificación de riesgos. ¿Qué es un riesgo?

El primer paso para identificar los riesgos es definir lo que es un riesgo. Un riesgo es una situación conocida, que puede ocurrir o no, y que de ocurrir, afectará a nuestra capacidad para cumplir los objetivos del proyecto (si es en negativo será un riesgo, y si es en positivo una oportunidad). Aquí es importante remarcar conocida, si no podemos definir la situación no la podemos considerar, y también el hecho de poder ocurrir, lo que implica que la gestión de un riesgo estará afectada por su probabilidad de ocurrencia.

La identificación de riesgos se desarrolla durante la fase de planificación, una vez hemos definido el alcance, las personas involucradas en el proyecto, las tareas a realizar, y el cronograma. Tener estos aspectos bien definidos es importante porque los riesgos deben mantener relación con una tarea (o grupo de tareas) en concreto, y pueden surgir de aspectos relativos al equipo o al tiempo. Vamos a ver ejemplos:

  • La construcción de las paredes externas empieza en octubre. Si no finalizamos el aislamiento en la parte exterior del edificio antes de que llegue el invierno, tendremos que considerar calefactores para poder trabajar, con un coste XXX
  • Es posible que en marzo se apruebe un nuevo proyecto que compartirá recursos con el nuestro, esto implicará que las tareas A, B y C se alargarán un 50%.
  • Si conseguimos adelantar la compra de los ordenadores a febrero, podremos hacer el pedido junto a los ordenadores para el proyecto Z, y conseguir un descuento adicional por volumen. (esto es una oportunidad)
  • Si conseguimos acabar el diseño preliminar a finales de abril, será posible aprovechar el viaje previsto para el proyecto X para presentar este diseño, ahorrando costes de viaje. (esto es una oportunidad)


Técnicas de identificación de riesgos

Revisión de documentación existente

Aquí tendríamos los documentos del propio proyecto, documentos internos de la empresa, o documentos externos. De estos podríamos destacar:

  • Los planes del proyecto: el grado de detalle y consistencia de estos planes pueden ser factores de riesgo. También el hecho de estar usando planes basados en experiencia anterior, o planes totalmente nuevos, puede variar el riego del proyecto.
  • Project charter o contrato: la primera definición del alcance se hace en el Project charter, o en el contrato en el caso de proyectos para terceros. Por tanto una definición pobre del alcance en estos documentos significará un riesgo de no cumplir con las expectativas de los stakeholders.

¿Qué es y cómo hacer un project charter?

  • Artículos, buenas practicas, etc: estos son documentos de consulta externos o internos a la organización que pueden ayudarnos a identificar riesgos potenciales, o ver que riesgos han afectado a otros proyectos similares
  • Listas de riesgos o checklist: consiste en utilizar una lista de potenciales fuentes de riesgos basada en la experiencia previa en otros proyectos. Básicamente es una forma de asegurarse que se han considerado todas las posibles fuentes de riesgo en el proyecto.
  • Lista de suposiciones: los proyectos se realizan en base a un plan de negocio o necesidad a cubrir, la cual se ha analizado efectuando una serie de suposiciones. Por tanto, el hecho de que estas no se cumplan puede implicar un riesgo para el proyecto.
  • Cronograma PERT: este cronograma muestra las diferentes tareas incluidas en el proyecto, y su relación entre ellas. Por tanto, muestra el efecto de unas sobre las otras, lo que puede ayudar a identificar riesgos.

Cómo hacer el cronograma PERT del proyecto

Recabar información de terceras personas

Estas son diferentes técnicas consistentes en recabar información a partir de un grupo de personas, las cuales se asumen con un cierto grado de conocimiento o experiencia relacionada con el proyecto que estamos analizando, aunque no trabajen en él.

  • Brainstorming: consiste en dejar que miembros del equipo de proyectos o expertos externos al proyecto generen una lista de posibles riesgos bajo la supervisión del moderador de la reunión.
  • Método Delphi: es un método para conseguir el consenso de diferentes expertos en lo referente a los riesgos. Para ello el moderador recoge la información de los diferentes expertos (con una plantilla o cuestionario), y después de ordenarla la distribuye de forma anónima a todo el grupo. Este proceso se repite hasta generar un consenso entre los diferentes expertos.
  • DAFO: este método consiste en identificar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas, y Oportunidades existentes en nuestro proyecto, y en la organización que lo desarrolla. A partir de ellas será posible identificar los riesgos, y oportunidades potenciales que pueden afectar a nuestro proyecto.

A parte de estas técnicas más formales, no podemos olvidar que la herramienta más potente para tratar con personas es simplemente hablar. Por tanto dentro de este grupo no pueden faltar:

  • Entrevistas: el director del proyecto se reúne los stakeholders, usuarios, o con diferentes personas con experiencia y conocimientos relevantes para el proyecto en cuestión, para recabar información sobre los riesgos potenciales que prevén para el proyecto.
  • Juicio de expertos: lo más normal es que en nuestra organización (o fuera) existan directores de proyectos con más experiencia que nosotros, o que previamente hayan dirigido proyectos similares al nuestro. En este caso, hablar con ellos, y aprovechar su experiencia, puede ser de gran ayuda para hacer la identificación de riesgos.

Métodos de gestión de calidad

Son técnicas importadas de la gestión de la calidad, pero que aplicadas a un proyecto permiten identificar los fallos y sus causas, las cuales son riesgos a considerar en el proyecto.

  • Análisis de la causa de fallo (Root cause analysis): con esta técnica es posible identificar las causas de los potenciales problemas que pueden ocurrir, y consecuentemente definir acciones preventivas.
  • AMFE: en proyectos relacionados con el desarrollo de un nuevo producto, una parte de los riesgos puede venir de las características del propio producto, y su capacidad para cumplir con los objetivos, normativa, etc. Esta técnica nos permite identificar estos potenciales riesgos, y definir acciones correctivas para evitar que estos afecten al entregable final.
  • Gráfico de Ishikawa: también se conoce con el nombre de espina de pez, ya que a partir de un modo de fallo va buscando sus causas. Estas causas pueden ser riesgos para el proyecto, ya que de ocurrir provocarían el fallo.

Con estas técnicas podremos confeccionar una lista de riesgos potenciales que pueden afectar a nuestro proyecto, la cual será el comienzo del proceso de gestión de riesgos. A partir de aquí empieza el análisis de los riesgos, y la definición de las acciones a considerar, lo cual queda plasmado en el registro de riesgos.

Aunque al inicio del artículo se ha dicho que existían una serie de documentos de partida para hacer la identificación de riesgos, este proceso no debe verse de forma lineal, sino circular. Esto es debido a que las acciones definidas durante el análisis de los riesgos pueden ser tareas adicionales a considerar en el proyecto, y por tanto, tener efecto sobre el cronograma, recursos, etc.

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  2. […] relacionado con la capacidad técnica de nuestra organización para afrontar el proyecto y los riesgos que asumiríamos al hacerlo. Si técnicamente el proyecto está fuera de nuestros conocimientos o experiencia, o si […]

  3. […] sea evitable o pueda ser mitigada, lo es mediante la correcta aplicación de las técnicas de identificación y evaluación de riesgos. Esto no implica que las crisis pasen a ser consideradas como riesgos, ya que si su probabilidad de […]

  4. […] que se puedan producir, aplicando las diferentes técnicas que se explican en el artículo de identificación de riesgos. Y una vez identificado un riesgo, este debe documentarse mediante su registro en el registro de […]

  5. […] proceso de identificación y gestión de riesgos puede implicar diferentes personas, más cuando mayor y más complejo sea el […]

  6. […] puede llevar a incumplir los objetivos del proyecto debido a los riesgos no identificados (leer artículo de identificación de riesgos), la falta de información, o el retrabajo debido a entregables que no cumplen con las expectativas […]

  7. […] Técnicas para identificar los riesgos […]

  8. […] Margen por riesgos: Es el impacto económico de aquellos riegos esperables que debemos asumir después de haber realizado la planificación de riesgos. Este valor se suma al coste estimado de las tareas a realizar, dando como resultado el presupuesto total del proyecto. ¿Cómo identificar los riesgos? […]

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