Herramientas de colaboración

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¿Qué aportan las herramientas de colaboración?

Cualquier proyecto se basa en el trabajo conjunto de un equipo de personas, por lo que conseguir que estas personas trabajen de forma eficiente y eficaz es básico para la consecución de sus objetivos.

Esta necesidad de coordinación se hace más evidente cuando se trabaja con equipos distribuidos geográficamente, o cuando se quieren usar metodologías tipo AGILE las cuales requieren de una mayor relación entre los integrantes del equipo de trabajo.

Desde esta perspectiva, las herramientas de colaboración pueden aportar las siguientes ventajas:

  • Facilitar la distribución de tareas, ya que permiten asignar estas directamente a los miembros del equipo, informando a estos, y en muchos casos incluyendo información sobre el alcance esperado, las horas disponibles, y la fecha de finalización.
  • Mejora la coordinación del equipo al permitir compartir y almacenar de forma ordenada la documentación generada o necesaria para ejecutar las tareas.
  • Mejorar la supervisión del director del proyecto al poder ver el estado de ejecución de las diferentes tareas, cuales están completadas, y cuales pueden empezar a continuación. En los programas más completos esto se integra con la capacidad de asignar costes o fechas a las tareas, integrando así el control de costes y plazos.

Uso de las herramientas de colaboración

Estas herramientas de colaboración tienen su mayor aplicación en proyectos IT o tecnológicos gestionados por metodologías AGILE, aunque son también aplicables y muy recomendables en proyectos tradicionales.

En este segundo caso, estas herramientas no sustituyen a los programas de planificación por su capacidad limitada en este sentido, sino que principalmente se pueden utilizar cómo un diccionario de la WBS digitalizado. De esta forma se propone usar estas herramientas cuando tenemos el plan de proyecto aprobado, incluyendo la WBS y la asignación de los recursos. A partir de este momento entramos en la fase de ejecución (hacer el proyecto), y seguimiento y control (comprobar que se hace según lo planificado).

  • Para la fase de ejecución aprovecharemos principalmente su capacidad para asignar tareas, incluir documentos e información relevante para ejecutar estas, e informar a la persona que debe ejecutarlas. En este sentido es interesante el hecho de que el director del proyecto pueda controlar cuando se manda la información, ya que así este controla el ritmo de avance, y se evita empezar tareas cuando aún no se dispone de toda la información, motivo habitual de retrabajos.
  • Durante esta fase también podemos sacar provecho de las funcionalidades para comunicar y compartir documentos, las cuales facilitan el trabajo con equipos distribuidos y la documentación del proyecto.
  • Durante el control del proyecto aprovecharemos la capacidad de la herramienta (o de algunas de ellas) para imputar las horas gastadas en cada tarea, los gastos asociados, e informar cuando esta se ha completado. Esto permite al director del proyecto tener una visión objetiva del avance del proyecto y facilita la recopilación de los documentos resultantes de las tareas, si los hubiera.

Herramientas de colaboración disponibles

En el apartado de software de colaboración de esta página existe una recopilación de programas comerciales que realizan las funciones que se comentan en este artículo. Muchas de estas funcionalidades también están disponibles en las herramientas de gestión de tareas, incluso en algunos programas de gestión integral del proyecto, por lo que deberemos plantearnos si nos conviene más usar una herramienta especifica o una que integre un mayor número de funcionalidades.

Entre los programas que mostramos en el apartado de software de colaboración podemos destacar:

ITM Platform (Prueba gratuitamente ITM Platform)

Logo-mini-70x70pxCómo se ha comentado, algunos programas de gestión integral de proyectos también incluyen las características de los programas de colaboración. Como ejemplo de ello estaría ITM Platform, el cual permite realizar la planificación y gestión integral del proyecto, y al mismo tiempo dispone de diferentes herramientas para asignar tareas, comunicarse con el equipo, y seguir el progreso del trabajo.

ProjectPlace (Prueba gratuitamente Projectplace)

projectplace-logoPROJECTPLACE  es una aplicación de gestión y planificación de tareas que le permite incrementar la productividad de los equipos. PROJECTPLACE permite que sus equipos creen planes, organicen su trabajo y hagan un seguimiento de las tareas personales; todo en un mismo lugar y de forma simple.

Wrike (Prueba gratuitamente Wrike)

Potente herramienta de colaboración y gestión de tareas online que permite planificar el proyecto mediante en diagrama de GANTT, asignar tareas y controlar la carga de trabajo de los miembros del equipo, incluir flujos de trabajo en tareas hechas en fases por diferentes personas y controlar su evolución, y seguir el progreso de las horas dedicadas a ellas.

ProWorkFlow (Prueba gratuitamente ProWorkFlow)

proworkSe trata de una herramienta de colaboración online, también disponible a través de dispositivos móviles y con la capacidad de incluir el cronograma tipo GANT del proyecto. A destacar que contiene plantillas que cubren diferentes necesidades del proyecto, herramientas dedicadas a generar informes sobre el estado del proyecto, y mediante un plugin la posibilidad de realizar ofertas y facturas relacionadas con el proyecto.

Encuentra más información y recursos útiles en el resto de secciones: Inicio, Artículos, Recursos, Libros, Formación, Empleo
Licencia de Creative Commons
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2 Comentarios en “Herramientas de colaboración
  1. Xiomara Ponce dice:

    Excelente informacion para la Formulacion y Evaluacion de un Proyecto

  2. Milena Dominguez Alvarez dice:

    Hola a todos! Gracias por facilitar este artículo porque ha aportado mucha información acerca de las herramientas de colaboración. En mi opinión merece la pena añadir a la lista de encima el tablero Kanban Tool. Os cuento que esta herramienta es estupenda puesto que ofrece una gran variedad de funciones útiles, sobre todo permite crear tareas para diferentes personas y/o trabajadores y compartir la información sobre las actividades finalizadas. Así, los empleados, aunque no estén en la misma oficina, tienen la posibilidad de colaborar en un tiempo real. Gracias a esto aumenta el flujo de trabajo y la se mejora comunicación interna visiblemente.

4 Pings/Trackbacks para "Herramientas de colaboración"
  1. […] ello es recomendable el uso de herramientas de comunicación que faciliten este proceso, así como la definición de procesos, plantillas o reuniones […]

  2. […] Reducir plazos. Si sabemos aprovechar las zonas horarias de los diferentes equipos podemos incrementar la jornada laboral dentro del proyecto, y consecuente reducir los plazos de entrega. Obviamente esto genera dificultades y retos a nivel de coordinación de equipos que requieren de una mayor capacidad de gestión, o de herramientas que nos ayuden. En relación a lo segundo existen varios programas de gestión de tareas, tal y como se detalla en el artículo “herramientas de comunicación” […]

  3. […] ya que cada una requiere de un software de gestión de proyectos diferente. Por ejemplo, existen software de colaboración desarrollados para metodologías AGILE, que tienen una aplicación reducida en proyectos […]

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