Cómo organizar tu tiempo

Cuando se dirige un proyecto es habitual verse envuelto en multitud de tareas y quehaceres que requieren de nuestra atención, que se suman a los propios de la organización que no están directamente relacionados con el proyecto, lo cual puede generar estrés y acabar afectando al correcto desarrollo del proyecto. En este artículo vamos a tratar sobre cómo gestionar y organizar tu tiempo, de tal forma que consigas focalizar tus esfuerzos en aquellas tareas más importantes.

En este artículo se muestra un método basado en una matriz de gestión de tareas, pero también te recomendamos visitar nuestra sección de programas de gestión de tareas. En ella puedes ver varias opciones y probar gratis los diferentes programas. Aquí te presentamos los principales que ofrecen pruebas gratuitas

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Gráfico para organizar tu tiempo

Un sencillo método para organizar tu tiempo consiste en clasificar las tareas dentro de un gráfico dividido en cuatro cuadrantes. Este gráfico representa un área dividida en función de la importancia y la urgencia de la tarea.

• Lo importante es aquello que está alineado y de lo que depende la consecución de los objetivos del proyecto. Por tanto son aquellas tareas que debemos hacer para conseguir los objetivos buscados, independientemente de que sea urgente o no hacerlas.
• Lo urgente es aquello que requiere una atención inmediata, por tanto aquello a lo que tendremos que prestar atención de forma inmediata, independientemente de que sea importante o no.

En base a estos dos criterios podremos clasificar todas las tareas y separarlas en cuatro áreas bien definidas:

• Área I – Urgente e importante: aquí está todo lo que llamamos problemas o crisis (Diferencias entre problemas y crisis). Son aquellas cosas que afectan a la consecución de los objetivos del proyecto y que requieren una atención inmediata. La parte negativa de situarnos en esta área es la falta de control sobre los acontecimientos, ya que al ser urgentes no podemos decidir sobre cuando hacerlos ni podemos planificarlos; los tenemos que hacer ahora.
• Área II – No urgente e importante: aquí tenemos aquellas tareas que afectan a los objetivos pero que no requieren de una acción inmediata. Al no requerir de una acción inmediata podemos planificarlas y prepáralas con antelación, incrementando las posibilidades de hacerlas bien y evitando el estrés.
• Área III- Urgente pero no importante: son distracciones las cuales nos quitan tiempo pero que no aportan nada a la consecución de objetivos, como llamadas, correos, algunas reuniones, etc.
• Área IV – No urgente y no importante: aquí estaría todas aquellas tareas superfluas que en muchos casos suponen una pérdida de tiempo como esperas para empezar una reunión, pérdidas de tiempo por falta de preparación, etc. Clarificar que el tiempo libre bien aprovechado no estaría en este grupo, ya que dedicar tiempo a nosotros y a nuestros hobbies es algo importante, pero no urgente, por lo que estaría en el segundo grupo.

Cómo organizar tu tiempo

La división de las tareas en los cuatro grupos anteriores ya te da una idea de cómo debes tratar estas y organizar tu tiempo, siendo obvio que deberíamos centrar este únicamente en aquellas tareas que son importantes para la consecución de los objetivos.

Pero profundizando un poco más podemos decir que una gestión del tiempo ideal debería ser aquella que se centrará únicamente en las tareas en el área II, de tal forma que se traten todos los temas importantes de forma controlada, sin dejar que estos sean los que pasen a controlar el proyecto y nuestro trabajo. ¿Pero cómo conseguimos esto?

Para ello es importante empezar identificando aquellas tareas en las áreas III y IV, ya que son aquellas que nos quitan tiempo sin aportarnos nada, por tanto son las primeras que debemos eliminar para dedicar el tiempo a aquellas en las áreas I y II. Aquí la base es entender que estas no son importantes, por tanto el secreto es simplemente aprender a decir que no y cortarlas en la mayor brevedad posible cuando ocurran. Obviamente esto no será siempre posible, pero cuanto más lo podamos hacer mejor.

Entre las áreas I y II la diferencia está en la urgencia, y ¿qué es lo que provoca esta urgencia? Pues muchas veces la falta de previsión y preparación. Por ejemplo:

• El tiempo que perdemos esperando el inicio de una reunión importante porque la gente llega tarde o no tenemos claro el tema. Talvez si mandamos una agenda por avanzado consigamos reducir este tiempo perdido e ir directamente a la parte importante.
• Los requisitos que aparecen de golpe a medio proyecto haciéndonos incorporar tareas de forma urgente sin posibilidad de planificación, la cuales talvez hubiésemos identificado con una mejor identificación del alcanceLas mejores técnicas de identificación del alcance
• Los riesgos no identificados también son fuente de tareas adicionales urgentes, ya que de ocurrir nos supondrá tomar acciones de forma urgente. De nuevo la solución es realizar una buena identificación y gestión de los riesgos para tener un plan de acción predefinido.Conoce cómo gestionar los riesgos

Por tanto la base para organizar tu tiempo consiste en ser capaz de separar lo importante de lo que no lo es, lo que está directamente relacionado con los objetivos, y un trabajo ordenado y planificado, ya que esto te permitirá trabajar de forma más relajada y controlada. Por el contrario, no hacerlo implicará ir generando más y más tareas de las áreas I, III y IV, generando más estrés y provocando la pérdida progresiva del control del proyecto o de tu tiempo.

Matriz de gestión del tiempo

La matriz de gestión del tiempo es un documento que permite dividir las tareas en cuatro categorías de tal forma que se facilita su priorización, permitiendo así centrarse en aquellas de mayor importancia.
Mediante esta matriz se ayuda a los directores y directoras de proyectos a hacer un mejor uso de su tiempo, reduciendo el estrés, e incrementando las posibilidades de éxito de proyecto.

Descargar la plantilla

Modo de uso de la matriz de gestión del tiempo

El uso de esta matriz consiste en categorizar cada tarea en función de dos parámetros, su nivel de importancia y su urgencia, de tal forma que estas quedan divididas en cuatro grupos:

• Urgente e importante: aquí está todo lo que llamamos problemas o crisis. Son aquellas cosas que afectan a la consecución de los objetivos del proyecto y que requieren una atención inmediata por nuestra parte.
• No urgente e importante: aquí tenemos aquellas tareas que afectan a los objetivos pero que no requieren de una acción inmediata.
• Urgente pero no importante: son distracciones las cuales nos quitan tiempo pero que no aportan nada a la consecución de objetivos, como llamadas, correos, algunas reuniones, etc.
• No urgente y no importante: aquí estaría todas aquellas tareas superfluas que en muchos casos suponen una pérdida de tiempo como esperas para empezar una reunión, pérdidas de tiempo por falta de preparación, etc.

La gracia al usar esta matriz consiste en centrarse en las tareas que son urgentes e importantes, evitando tener tareas en los otros grupos mediante una correcta planificación. Los detalles de cómo hacerlo se explican en el artículo de gestión del tiempo.