Gestión de Proyectos y PMO 2.0

El mundo cambia constantemente y la gerencia de proyectos no se queda atrás. Hoy en día la implementación de las oficinas de proyectos cobra más vigencia que ayer, crece y avanza a la par del ritmo en la creación de nuevas herramientas tecnológicas. Las empresas buscan la eficiencia en el uso de sus recursos para transformar una oportunidad de negocio en un proyecto rentable en el menor tiempo posible.

Por tal razón, la PMO actual se transforma en un ente capaz de dar soporte al negocio de manera rápida, removiendo los obstáculos en la planificación y entrega de los productos o servicios, del mismo modo que provee las herramientas y procesos a utilizar para la aplicación de las mejores prácticas en la gerencia de proyectos a toda la organización. Existen numerosas herramientas colaborativas que pueden ser incorporadas en la gestión de la PMO ( ¿Qué es la PMO? ) y que se pueden utilizar para impulsar la productividad de los equipos de trabajo virtuales. En tal sentido las ( ¿Qué es la PMO? ) de la “nueva era 2.0” adquieren las siguientes características: Consistencia, transparencia, flexibilidad, agilidad y valor educacional.

Entorno actual de la gestión de proyectos

En las últimas décadas las organizaciones han tratado de modificar sus estructuras tradicionalmente funcionales en algo más efectivo para adaptarse a los acelerados cambios tecnológicos y sociales, tratando de ser más eficientes para cumplir las demandas del mercado. La consecuencia de esto fue la evolución de una organización funcional en lo que se denomina una organización matricial, que tratando de mantener su estructura funcional permita la formación temporaria de equipos de proyectos cross-funcionales, organizados y controlados por la figura de un gerente de proyecto.

Sin embargo y dado que las soluciones “a la medida” se transformaron en la norma hoy en día, incluso las organizaciones matriciales pasaron de moda. Algunos autores señalan la evolución de las organizaciones en “adaptativas”, aquellas que van transformándose de acuerdo a las exigentes complejidades y cambios del mercado y exhiben comportamientos de auto-organización en sus equipos de trabajo. Esta misma evolución se plasmó en los estilos de liderazgo, pasando de un tradicional jerárquico o “top down” a estilos más participativos, democráticos e inclusive a estilos “facilitadores” en donde la función del líder es simplemente eliminar los obstáculos a un grupo de trabajo auto-disciplinado, auto-organizado y competente.

La gerencia de proyectos no escapa de este entorno y se desarrolla acompasadamente alrededor de estos cambios con lo cual las oficinas de proyecto se flexibilizan en el uso de herramientas que promuevan la eficiencia bajo ambientes colaborativos, adaptados a las necesidades y facilidades de trabajo de sus equipos y clientes.

¿Qué es la web 2.0?

Diferentes autores han estudiado la evolución de las herramientas colaborativas utilizadas en las organizaciones como apoyo a sus procesos empresariales (gestión de proyectos, operaciones, aprendizaje, gestión del conocimiento, etc).

Algunos de ellos, como Robert Godwin (Virginia Commonwealth University, 2003) han agrupado y diferenciado estas aplicaciones en las llamadas dos generaciones Web:

Primera generación web. Diferenciadas entre herramientas asíncronas como el correo electrónico, los foros de discusión y herramientas de comunicación y colaboración síncronas, como la mensajería instantánea y las herramientas de audio y videoconferencia, las cuales permiten comunicaciones en tiempo real, además del concepto de ‘presencia’ y ‘disponibilidad’.
Segunda generación web. Herramientas como los blogs (o weblogs), la suscripción a fuentes de información a través de la tecnología RSS, accesibles a través de agregadores o lectores RSS y sobretodo el uso de herramientas de edición colaborativa como las wikis, han proporcionado a los equipos de trabajo de un conjunto de aplicaciones que facilitan y favorecen el trabajo colaborativo ‘online’.

Tal y como estos autores subrayan, las llamadas ‘herramientas de segunda generación’ aportan una interesante funcionalidad: su capacidad de personalización y su clara orientación a la colaboración entre las personas.

¿Qué es la Gestión de Proyectos 2.0?

La Gestión de Proyectos que busca e integra la colaboración entre los grupos de interesados es lo que se conoce como Gestión de Proyectos 2.0 (GP 2.0), la diferencia radica en cambiar la concepción de la gestión sobre la base del control y transformarse, en el sentido más estricto, hacia la colaboración en ambientes que así lo faciliten.

La Gestión de Proyectos 2.0 trae consigo nuevas herramientas de tipo colaborativo que intentan simplificar la forma de colaborar en el proyecto, facilitando las comunicaciones entre los distintos grupos de trabajo. Las herramientas de gestión de proyectos on-line ayudan a que la Gestión de Proyectos 2.0 sea una realidad, este tipo de herramientas suelen incorporar wikis, gestión de documentos, además de sistemas de tareas de forma que todos los involucrados puedan estar informados en tiempo real del estado del proyecto. Cada vez es más habitual ver estas herramientas en la gestión de proyectos.

Internet, la llamada web 2.0 y las redes sociales han modificado la forma de relacionarnos y comunicarnos, ¿Y cómo no impactar a la gestión de proyectos cuando el 90% del tiempo del Director de Proyectos es comunicar?

Cómo implementar una PMO 2.0

En tal sentido, las PMO de la “nueva era 2.0” adquieren las siguientes características: Consistencia, transparencia, flexibilidad, agilidad y valor educacional.

Transparencia: Se refiere a la manera en la cual debe establecerse la comunicación entre todos los miembros de la organización y la PMO. Debe ser clara, objetiva e inequívoca, permitiendo que la PMO se convierta en la palanca principal del negocio por su transparencia en la agregación de valor.

Flexibilidad: Ello implica escuchar la voz del cliente y ofrecer soluciones y nuevos procesos adaptados a sus necesidades. Cada proyecto es único, por tanto el camino a transitar para lograr su éxito también lo es. Los procesos que soportan la gestión del proyecto deben tener la flexibilidad de ser mejorables en vez de ser replicables en cada proyecto.

Agilidad: Más allá del control, las PMO deberán impulsar la colaboración entre sus miembros apoyando el uso de herramientas que les permitan ser más efectivos y promuevan la participación activa sin importar su ubicación geográfica.

Valor educacional: Brindar a toda la empresa el conocimiento y aplicación de las mejores prácticas que mejor se adapten a su propia cultura organizacional, de forma tal que los proyectos sean ejecutados “a su manera” lo que implica cuestionar siempre lo implementado en la búsqueda de optimizar los resultados y comunicarlos.

Si estás decidido a incorporar las herramientas web 2.0 a la gestión de la PMO de tu empresa a continuación te presento algunas recomendaciones sobre los principales pasos a dar para implementarla:

Contar con la aprobación del patrocinador de la PMO sobre la iniciativa.
Incorporar desde el inicio del proyecto la gestión de cambio.
Evaluar los sistemas que mejor se adapten a las necesidades de la organización.
Definir las áreas de mejora que se desean incorporar.
Realizar el análisis costo-beneficio del nuevo esquema.
Capacitar al equipo de la PMO en el manejo de las herramientas web 2.0.
Impulsar al equipo, está por encima de los procesos. Por ello hay que evaluar si los involucrados directos de este cambio tienen la madurez requerida para afrontarlo y serán capaces de liderarlo más allá de llevar a cabo un proceso.
Definir el alcance de la intervención, estableciendo las fases de implementación y considerando los lapsos de ejecución.
Evaluar los temas de seguridad y confidencialidad de los proyectos al usar las herramientas web.
Investigar sobre las bondades de cada aplicación o sistema y realizar una prueba piloto antes de aplicar a la gestión del portafolio y de los proyectos.
Leer y evaluar los términos y condiciones de cada herramienta antes de aplicar la solución.

Antes de iniciar el cambio pregúntate ¿Qué nivel de agilidad queremos dar a nuestra PMO y que cambios culturales debemos tener como organización para lograrlo?