Venta de proyectos. Gestión de oportunidades

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La venta de proyectos empieza por la identificación y gestión de oportunidades, la cual es la que justifica que se elabore una propuesta comercial, y puede dar como resultado un pedido y el inicio del proyecto. Obviamente, antes de detectar una oportunidad existe un proceso de prospección comercial y primeros contactos con los posibles clientes, lo cual no puede considerarse parte del proyecto y por tanto estaría fuera del ámbito de la gestión de proyectos.

En este artículo se trata la gestión de oportunidades en la venta de proyectos, la cual se divide en dos fases diferenciadas:

proceso de venta de proyectos Venta de proyectos. Identificación

El proceso de venta de proyectos comienza cuando la organización detecta una necesidad concreta por parte del cliente, la cual puede ser cubierta mediante un proyecto. Durante esta fase es importante definir los objetivos, limitaciones y necesidades del cliente, lo cual nos permitirá tener una primera idea del proyecto, y por tanto nos permitirá analizar la oportunidad y desarrollar una propuesta.


En proyectos complejos suele ocurrir que el cliente conoce el objetivo final y sus limitaciones, pero desconoce la solución que necesita para ello. Por tanto, en esta primera fase ya se hacen propuestas genéricas para ver cómo responde el cliente, con el objetivo de conocer mejor lsus os objetivos eses y limitaciones.

Aunque existen múltiples formas de identificar oportunidades, podemos destacar las siguientes:

  • Contacto directo del cliente. Normalmente como resultado de una acción comercial previa, o cuando dispongamos de alguien que nos conozca dentro del cliente.
  • Concursos públicos cuando la licitación del proyecto sale publicada.
  • A través de algún miembro de nuestra organización si ya estamos trabajando en otros proyectos para el mismo cliente. En estos casos la figura del director del proyecto actual es muy importante para la nueva oportunidad, porque a la práctica esta persona es el contacto y la cara visible de nuestra organización en el cliente.
  • Agentes comerciales o representantes que puedan informarnos.
 

Venta de proyectos. Análisis

No todas las oportunidades nos van a interesar ni vamos a ser capaces de asumirlas. Por tanto, una vez identificada la oportunidad, y definidos los objetivos, limitaciones y necesidades del cliente, es momento de estudiar si podemos asumir este trabajo y si nos interesa hacerlo.

Entre los aspectos que debemos estudiar en este análisis destacaríamos:

  • Complejidad del proyecto. Este aspecto está relacionado con la capacidad técnica de nuestra organización para afrontar el proyecto y los riesgos que asumiríamos al hacerlo.  Si técnicamente el proyecto está fuera de nuestros conocimientos o experiencia, o si los riesgos son elevados, quizás lo mejor sea declinar participar o esto debe ser considerado en el precio de venta.

Técnicas de identificación de riesgos

  • Disponibilidad de personal. ¿Está el equipo necesario disponible en las fechas requeridas? Aquí es importante hacer una primera estimación de los recursos necesarios y sus capacidades, y ver su disponibilidad. Si no tenemos el personal adecuado, en cantidad y características, puede ser mejor declinar o deberemos considerar el tiempo y coste de desarrollar estas capacidades.

Cómo estimar los recursos del proyecto

  • Valor estratégico de la propuesta. Hay oportunidades que talvez no sean muy interesantes por sí mismas, pero que nos permiten entrar en un nuevo cliente o son el inicio de una serie de oportunidades relacionadas. También hay clientes a los que no podemos decir no. En estos casos nos puede interesar entrar, aunque la oportunidad en si no sea interesante.
  • Posición frente a los competidores. ¿Nuestra propuesta puede ser más competitiva que la de nuestros competidores? Si la respuesta es no, más vale dejar la oportunidad y no gastar recursos en ella.
  • Rentabilidad esperada. Cualquier organización tiene una rentabilidad mínima por debajo de la cual no le interesa trabajar, excepto que estratégicamente sea interesante. Por tanto declinaríamos aquellas oportunidades que impliquen una oferta por debajo del umbral de rentabilidad.

Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto

  • Riesgos financieros. Dentro de este punto estaría la situación económica del cliente ¿tenemos suficientes garantías de pago? y nuestra capacidad económica para hacer frente al proyecto ¿necesitamos financiar? Aquí un primer análisis del flujo de caja es muy importante.

Qué es y cómo calcular el flujo de caja

El proceso de análisis de la propuesta normalmente no es llevado a cabo por el director del proyecto, aunque es muy recomendable que participe para asegurar que la identificación de riesgos, costes y recursos necesarios son coherentes con el posible proyecto. Los responsables suelen ser del departamento comercial, junto con alguien de la dirección en proyectos de gran envergadura. Como resultado de este análisis tendremos la decisión de continuar o declinar la propuesta; y en caso de continuar empezaríamos con el proceso de creación de la propuesta.

 
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