Gestión de crisis

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proceso de gestión de crisisAunque sea una situación poco habitual, la aparición de una crisis en el proyecto (¿Qué es una crisis?) es algo importante y crítico, ya que implica que este ya no es capaz de conseguir sus objetivos y por tanto pone en riesgo su continuidad. En esta situación es importante saber cómo actuar y conocer el proceso de gestión de crisis.

El tiempo en la gestión de crisis

Un aspecto importante a considerar cuando afrontemos una crisis es el factor tiempo, ya que lo que tardemos en identificar la crisis y empezar a actuar puede tener efecto sobre su impacto y por tanto en la continuidad del proyecto. Seguro que todos tenemos en mente algún proyecto que se canceló por un motivo que hacía tiempo que se conocía, pero que nadie osaba decir por miedo a las consecuencias. En muchos de estos casos, es la demora en levantar el problema la que evita poderlo solucionar y genera la cancelación del proyecto.

Proceso de gestión de crisis

La forma de actuar delante de una situación de crisis es algo que puede estandarizarse con un proceso de actuación, lo que evita el descontrol cuando se afronte un caso real. En este artículo se propone el siguiente proceso de gestión de crisis:

proceso de gestion de crisis en proyectos

1- Identificar y comunicar la crisis

Debido a que el tiempo es un factor importante en la gestión de la crisis, lo primero cuando se identifique una situación que potencialmente pueda afectar a la capacidad de conseguir los objetivos del proyecto, es comunicar la situación al sponsor o el comité de dirección del proyecto ( ¿Quienes son el sponsor o el comité de dirección? ).

El encargado de esta comunicación es siempre el director del proyecto, el cual es también responsable de justificar delante del sponsor o el comité de dirección los motivos por los cuales esta situación es una crisis. Posteriormente es el sponsor o comité de dirección los encargados de definir esta situación como crisis, comunicar esta situación y dar comienzo al proceso de gestión. Si estos consideran que no se trata de una crisis, la gestión de la situación debe hacerse como la de un problema (Leer el artículo de problemas en proyectos).


Esta división de las responsabilidades entre el director del proyecto y el sponsor o comité de dirección puede resultar extraña, y a veces es la causa de que las crisis tarden en ser gestionadas, pero se justifica por el hecho de que estas personas fueron las encargadas de aprobar inicialmente el proyecto porque este era viable, y por tanto, son ellas las que deben decidir sobre aquello que afecte a su continuidad cuando esta viabilidad se vea comprometida.

Una vez una situación es oficialmente una crisis, lo primero es parar todas las actividades para evitar el aumento de sus consecuencias.

 

2- Acciones inmediatas

En paralelo a lo anterior, y cuando sea posible, es importante tomar acciones inmediatas o a corto plazo para reducir las consecuencias. Dentro de las acciones que podemos tomar estarían:

  • Salvar o proteger los activos: si vemos que los recursos del proyecto o el trabajo realizado está en peligro, lo primero es intentar salvar todo lo que podamos para minimizar las consecuencias. Esto se ve claro en una situación de incendio, donde lo primero es poner a salvo los miembros del equipo y todo el material que podamos.
  • Acabar trabajos: en algunas situaciones puede ser interesante completar algunas tareas para poder reclamar o tener derecho al pago asociado a ellas. Esto ocurre cuando se prevea que el cliente puede entrar en suspensión de pagos.

3- Analizar la situación.

Una vez la situación se ha definido como una crisis, se ha comunicado y se han controlado los efectos iniciales, llega el momento de realizar un análisis más profundo de la situación, sus causas y sus consecuencias, tanto para el proyecto como para la organización que lo ejecuta. Este análisis es necesario para poder decidir sobre la continuidad del proyecto, por lo que en cierta forma estamos nuevamente en la fase de inicialización del proyecto.

4- Tomar la decisión de como continuar

En base al análisis realizado en el punto anterior, el sponsor o comité de dirección del proyecto debe tomar una decisión sobre como continuar. Esta decisión, a la cual algunos autores se refieren como decisión fundamental, puede seguir tres direcciones:

  • Cancelar el proyecto. Cómo su nombre indica no se continúa con el proyecto. En este caso debe hacerse el proceso de cierre considerando que no se ha completado el proyecto, (leer el artículo de cierre del proyecto sin completar) intentando salvar y aprovechar lo máximo que sea posible del trabajo realizado.
  • Esto sería equivalente a ignorar y aceptar las consecuencias de la crisis, continuando con el proyecto como si no hubiese ocurrido esta situación. Obviamente esto no implica que no existan consecuencias, sino que estas son absorbidas por el propio proyecto o la organización. Por ejemplo, si tenemos un incendio que daña una parte del trabajo ejecutado, podemos decidir arreglar el daño y continuar, quizás recibiendo presupuesto adicional para cubrir esta reparación.
  • Es una situación similar a la anterior, porque también continuamos con el proyecto, pero en este caso existen modificaciones importantes en el plan del proyecto que pueden afectar a su alcance, costes o plazos. En la práctica supone el comienzo de un nuevo proyecto, a veces incluso con un nuevo equipo y responsable. Esta situación suele ocurrir en proyectos que se paran al finalizar la fase de ingeniería, y al decidir continuar con la ejecución se detecta un incremento significativo de los precios del mercado, no siendo posible ejecutar el proyecto inicial con el dinero disponible. En este caso se suele recortar el alcance, ajustándolo al presupuesto.
Publicado en Conocimientos generales, Gestión de personas Etiquetado con:
2 Comentarios en “Gestión de crisis
  1. Guillermo Viale dice:

    no estoy de acuerdo con suspender todas las actividades del proyecto para analizar la situación. Es drástico y genera conflictividad en todos los involucrados en el proyecto.
    La decisión de parar las actividades debe ser consecuencia de una decisión proveniente del análisis de la situación y consecuencias, no previas a ello.

    • Albert Garriga dice:

      La lógica detras de la parada de todas las actividades es evitar que las consecuencia de la crisis se incrementen. Una situación de crisis va más allá de un cambio o un problema, es algo que supone que el proyecto no pueda cumplir sus objetivos, por lo que la forma de actuar debe ser más rápida que en estos casos.

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