Gestión de cambio en la implementación de una PMO

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Las organizaciones presentes en el siglo XXI están enfrentando grandes retos que las han obligado a reinventarse para, o bien mantenerse en el mercado para sus clientes, o bien para escalar niveles que los hagan más atractivos en comparación a sus competidores. El contexto demanda respuestas ágiles e innovadoras, profesionales multidisciplinarios que sean capaces de trabajar en equipo desde donde se encuentren, imposición de nuevos estilos de liderazgo que refuercen la colaboración, adopción de mejores prácticas y una continua revisión sobre la misión y sus valores. Dicha evolución implicó el reconocimiento sobre la necesidad de hacer las cosas diferentes, haciendo honor a una frase de Charles Darwin hoy más vigente que nunca:

“No es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la que responde mejor al cambio”.

En esta búsqueda de adaptación constante a los incesantes cambios del entorno cobra fuerza el apalancamiento de las organizaciones en entes como las oficinas de proyectos que también se han visto en la necesidad de transformarse, implicando modificaciones profundas de concepción, pasando a ser unidades con fuerza estratégica y mucho más enfocadas a la agregación de valor del negocio.


Este artículo pretende mostrar la importancia del manejo de la gestión del cambio y cuáles son los aspectos que deben ser considerados en la implementación de una PMO (¿qué es la PMO?).

¿Por qué nos resistimos al cambio?

 En términos sencillos, todo cambio produce cierto malestar o incomodidad inicial porque implica un movimiento psicológico de nuestra zona de confort, más aún cuando se producen de manera abrupta. Veamos un ejemplo:

Un día María llega a la empresa donde labora y encuentra su puesto de trabajo vacío. Ninguno de sus compañeros de trabajo le sabe dar una razón de lo sucedido y su jefe aún no había llegado. Ella interiormente piensa que ha sido despedida del trabajo, lo cual era algo inesperado pues es una excelente colaboradora. Afectada por su creencia (Con una mezcla de sentimientos entre rabia, tristeza, decepción, etc.), se dirige al departamento de recursos humanos para saber cuál había sido su causa de despido. El responsable del departamento le explica que el motivo de encontrar su puesto vacío es que están realizando remodelaciones del espacio físico en las instalaciones de la empresa y la unidad a la que pertenece María está siendo reubicada dentro del mismo edificio. ¿Estuvo presente la gestión de cambio?

 

Imaginemos ahora la misma situación abordada de manera diferente: La empresa tiene planes de expansión y remodelación de sus oficinas, la estrategia de intervención involucra la participación de un equipo de personas entre las que se encuentra un Director de Proyecto con su equipo, parte de las acciones prevista implica comunicar a los involucrados (Todos los miembros de la empresa) los objetivos que persigue la reorganización de los espacios y el impacto que esto tendrá en la forma de trabajar. A la unidad a la que pertenece María se les involucra en el diseño del espacio en el que serán reubicados, a la misma vez que se le informan los tiempos previstos en el cronograma de remodelación, de manera de coordinar los trabajos previos que cada empleado debe realizar antes de ser mudados. ¿Qué elementos favorecieron la gestión del cambio?

En definitiva, y de acuerdo a la siguiente gráfica, al enfrentarnos a los cambios pasamos por los siguientes estadios:

gestion cambio en PMO

Al principio presentamos cierta resistencia, su grado dependerá de la manera en la cual llega el cambio así como también la evolución del proceso que se irá desarrollando, hasta que finalmente nos ajustamos o adaptamos.

Nada distinto sucede cuando se decide implementar una PMO (¿qué es la PMO?) o reevaluar los procesos y estructura de una ya existente, por tanto, hay que asegurarse de velar por la integridad de 3 elementos claves que no deben faltar en la estrategia de gestión del cambio:

  • Contenido: Se refiere a lo que debe cambiar o incorporar en la organización formal (estructura, procesos de negocios, sistemas de gestión, tecnología, etc.). Tener claridad del propósito y los ajustes que son requeridos.
  • Personas: Se refiere a tener en cuenta las dinámicas humanas que influyen o causan el cambio o que son producto de este cambio (Manejo de las reacciones emocionales de las personas, aprendizaje de nuevos comportamientos, cambio en los modelos mentales o cambio en la cultura de la organización)
  • Procesos: Está asociado a cómo la organización va a transformarse como consecuencia del cambio. El proceso denota el flujo de actividad que producirán los cambios en el contenido mientras simultáneamente se transforman las personas y la cultura como es requerido para operar la nueva organización en forma exitosa.

Integración de la gestión de cambio durante la implementación o rediseño de una PMO.

Independientemente del modelo a aplicar en la estrategia de gestión del cambio durante la implementación o rediseño de una PMO (¿qué es la PMO?)  se recomienda incluir los siguientes aspectos de manera obligatoria:

  • Realizar un análisis de impacto que permita identificar la situación actual de la organización, cómo se ve y hacia donde quiere dirigir sus esfuerzos con la incorporación o mejora de los procesos de la oficina de proyectos. Esto permitirá conocer las brechas existentes, identificar a las personas dentro de la organización que pueden verse afectadas, sus niveles de influencia y cuál será su posible reacción a los cambios que serán implementados. Como resultado de dicho análisis debe establecerse un plan que permita anticiparse a la presencia de algún efecto indeseable durante el proceso
  • Diseñar una estrategia de comunicación para el manejo informativo y conocimiento del cambio con la incorporación de la PMO permite la adaptación natural a la cultura organizacional. Cuáles son los procesos que se ven afectados y las nuevas dinámicas esperadas en la interrelación entre los miembros de las distintas unidades, claridad sobre los nuevos roles así como de las nuevas funciones a ejercer. Boletines informativos corporativos de manera recurrente durante todo el proceso ayuda a disminuir la incertidumbre presente con el anuncio del cambio en la manera de trabajar.
  • Capacitar, de ser requerido, a todas las personas que deban conocer los procesos e informar oportunamente la vigencia de los mismos. El adiestramiento a través de charlas e inducciones en la inserción de la PMO son factores claves para un correcto entendimiento sobre las mejoras en el contexto sociocultural en el que se encuentran y que se irán produciendo una vez que se ejecuten las mejoras.
  • Identificar personas que puedan ser movilizadoras e influenciadores, que sean un apoyo para contener las reacciones negativas de personas que obstaculicen el proceso de implementación.
 
Foto LinkedIn AB Akira A. Bloise M., PMP, CSSGB.
 Twitter: @akirabloise

 

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  2. […] En el artículo de trabajar por proyectos (leer el artículo) se tratan las ventajas y desventajas del trabajo por proyectos, lo cual en algunos casos puede aportar grandes beneficios a la organización. Aunque como en cualquier cambio organizativo, también va a implicar diferentes retos y dificultades que deberán ser superados (leer el artículo de gestión de cambios en organizaciones) […]

  3. […] Más información sobre la implementación de la PMO […]

  4. […] Saber más de la gestión de cambios en organizaciones […]

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