Funciones del director del proyecto

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film-maker-294496_640¿Cuáles son las funciones del director de proyectos? Para poder ejercer correctamente, más allá de conocer las diferentes metodologías (leer el artículo de metodologías de gestión de proyectos) y herramientas en dirección de proyectos existentes, es necesario saber cuáles son las funciones del director del proyecto.

Un profesor del master en dirección de proyectos respondía a esta pregunta como: “un director de proyectos hace hacer”. Esta respuesta, aparte de provocar risas y respuestas afirmativas por parte de algún miembro del equipo de proyecto, tiene una parte importante de verdad, y deja entrever uno de los principales errores en el que caen algunos directores de proyectos.

Desde un punto de vista formal podríamos definir el director del proyecto como la persona responsable de la consecución de los objetivos temporales, económicos y de alcance del mismo. Lo que desde un punto de vista funcional se acaba traduciendo en que el director del proyecto asume una figura de integrador y facilitador, tanto en lo referente al propio proyecto, como al equipo humano relacionado con este.


Funciones del director del proyecto como integrador

Como se ha comentado en otros artículos, la dirección formal de un proyecto se compone de diferentes procesos de gestión (alcance, costes, recursos, cronograma, etc.), los cuales tiene como objetivos definir una forma realista de conseguir los objetivos del proyecto y asegurar que este se ejecuta de acuerdo a lo definido.

funciones del director del proyecto integrando las fases del proyecto

De esta forma, el director del proyecto deberá empezar por definir que procesos aplican al proyecto y con qué nivel de profundidad estos deben aplicarse. No olvidemos que los procesos incluidos en las diferentes metodologías son genéricos y aplicables a múltiples tipologías de proyecto, por lo que estos deben ajustarse a las necesidades de cada proyecto en particular. No es lo mismo el proyecto de desarrollo de un cohete espacial que él de un bolígrafo, por lo que no tiene sentido aplicar las mismas herramientas en ambos.

Una vez definidos los procesos que aplicarán al proyecto, el director del proyecto debe garantizar que estos se sigan de forma coherente a lo largo de las diferentes fases. Esto es lo que a nivel formal se conoce como la integración del proyecto.

Qué hace un director del proyecto 1-2- flechas

De forma general podemos decir que el alcance, el coste y el plazo se empiezan a definir cuándo de empieza a discutir sobre la necesidad de hacer un determinado proyecto (fase de inicialización), una vez se decide hacerlo, estos se definirse en mayor detalle (fase de planificación), posteriormente se llevan a cabo las tareas que componen el proyecto (fase de ejecución), y finalmente se comprueba que estos se han cumplido (fase de cierre). Así, mientras el proyecto va avanzando a través de las diferentes fases, los objetivos de alcance, coste y plazo se mantienen invariables (excepto para cambios aprobados), lo que justifica la necesidad de mantener una coherencia a lo largo del proyecto.

Lo mismo aplica a los procesos internos de la organización donde se ejecuta el proyecto, los que en algunos casos sustituyen a los procesos genéricos definidos en las metodologías.

Funciones del director del proyecto como integrador del equipo humano

¿Cuales son las funciones del director del proyecto?- EQUIPO

Equipo interno

Como equipo interno debemos entender el equipo del proyecto, por tanto aquellas personas que directamente trabajan en el proyecto, sea cual sea su función. Este grupo también incluiría proveedores y recursos subcontratados que realicen tareas para el proyecto.

A medida que aumenta la complejidad del proyecto, aumenta el tamaño del equipo, así como las diferentes funciones y disciplinas que lo integran. Esto lleva asociado un incremento en el volumen y dificultad de las comunicaciones que hacen más difícil coordinar este equipo. Esto puede agravarse en el caso de proyectos desarrollados dentro de organizaciones funcionales, con tareas subcontratadas, o con equipos internacionales, donde encontramos personas que dependen de dos responsables, trabajando en diferentes países, o con diferentes idiomas.

Para poder lidiar con esta complejidad es importante definir desde el inicio las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo, así como la forma de comunicarse y sus dependencias. Para ello el director del proyecto cuenta con diferentes herramientas que facilitan esta tarea:

  • La lista de integrantes y el organigrama del proyecto, que definen los integrantes del equipo del proyecto, sus datos de contacto y la relación entre ellos. Un aspecto a considerar en esta lista es la definición de responsables, los cuales van a actuar como portavoces de un determinado subgrupo en frente resto del equipo. Esto facilita mucho la comunicación en el caso de equipos grandes o distribuidos, y permite definir quién tiene la capacidad para responder/decidir oficialmente en nombre de un determinado subgrupo.
  • El diccionario de la WBS y el cronograma, que definen las tareas, sus relaciones, el momento de su ejecución y los responsables de ejecutarlas.

Aprende cómo hacer el cronograma del proyecto en este artículo

¿Sabes lo que es la WBS? En este artículo te lo explicamos

  • El plan de comunicación, que define la forma preferida para comunicarse con los diferentes miembros del equipo, el idioma, la persona de contacto para los diferentes temas, el método preferido de contacto, la franja horaria, etc. Esto puede ser poco importante en equipos pequeños, pero en proyectos grandes o con equipos distribuidos cobra gran importancia. ¿De qué sirve enviar un documento muy bien redactado en alemán a alguien que no habla este idioma?

En la sección de plantillas de esta página pueden encontrarse ejemplos de estos documentos directamente utilizables en proyectos.

Cliente

Como cliente entendemos aquel para él que hacemos el proyecto, el cual puede formar parte de la organización que ejecuta el proyecto (cliente interno) o de otra diferente (cliente externo).

En ambos casos el cliente es una figura clave a lo largo del proyecto, tanto para decidir el inicio del proyecto, definir sus objetivos y principales restricciones, como para validar que estos se han conseguido y cerrar el proyecto. Por tanto, deberá existir una comunicación fluida entre el equipo del proyecto y el cliente, la cual debe canalizarse y promoverse por parte del director del proyecto.

Adicionalmente puede darse el caso de que estemos gestionando un proyecto que forma parte de un proyecto mayor dentro de la organización del cliente, por lo que esta comunicación cobra aun mayor importancia para garantizar que este puede coordinar los diferentes integrantes del proyecto principal, y proveernos con la información necesaria para ejecutar nuestra parte.

Dirección

Cualquier proyecto se ejecuta dentro de una organización, la cual va a ejercer algún tipo de seguimiento y control sobre este, y sobre el trabajo del director del proyecto. Este seguimiento y control lo llevan a cabo el sponsor y/o el comité de dirección del proyecto (leer el artículo de integrantes del proyecto), los cuales van a solicitar algún tipo de informe o comunicación que les permita ver como este se está desarrollando.

Por otro lado el director del proyecto va a encontrarse con situaciones que sobrepasan su nivel de responsabilidad, como cambios en las restricciones del proyecto, solicitudes de cambios, etc., las cuales pueden requerir la aprobación del sponsor del proyecto y/o el comité de dirección del proyecto.

 

En ambos casos es responsabilidad del director del proyecto definir qué y cómo comunicar, aunque en la mayoría de los casos esto vendrá definido por la propia organización. Cuando esto no sea así, se recomienda hacer al principio del proyecto flujogramas que definan esta comunicación.

Stakeholders

Aunque formalmente todos los grupos anteriores son stakeholders (leer el artículo sobre stakeholders), se ha decidido tratarlos por separado debido a su importancia. De esta forma vamos a dejar en este grupo aquellas personas que influyen en el proyecto, pero que no se engloban en ninguno de los tres grupos anteriores.

La definición formal de stakeholder es toda aquella persona u organización que afecte o que esté afectada por el proyecto, participe o no en él. Como se puede ver, esta definición es muy amplia, lo que ya deja entrever que habitualmente vamos a tener un número de stakeholders elevado, que será necesario identificar y gestionar a lo largo del proyecto. Estos temas se desarrollan en mayor detalle en los artículos específicos.

La importancia de gestionar correctamente los stakeholders radica en el hecho de que estos pueden ayudarnos a descubrir requisitos y limitaciones ocultas, identificar alcance no definido, identificar riesgos, etc., aspectos que pueden hacer fracasar un proyecto. Para que esto no ocurra es importante asegurarse que los stakeholders tienen la capacidad de expresarse dentro del proyecto, para lo cual pueden usarse las herramientas mostradas en los artículos de definición del alcance.

Saber más sobre técnicas de definición del alcance

Funciones del director de proyecto como facilitador

El director del proyecto es el responsable final de la consecución de los objetivos del proyecto, por lo que gran parte de su trabajo durante la fase de ejecución consiste en hacer que esto ocurra. Más allá de la parte formal de este trabajo, existe una parte más informal que podríamos definir como de facilitador.Esta faceta de facilitador se centra en dos aspectos principales:

  • Facilitar la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto
  • Influenciar sobre aquellos aspectos que pueden afectar positivamente o negativamente a la ejecución del proyecto (básicamente riesgos y cambios)

Comunicaciones internas

A parte de definir el equipo que conforma el proyecto, el director del proyecto debe prever y promover actividades que faciliten la comunicación dentro de este equipo, asegurándose de que la información necesaria fluye y llega a aquellas personas afectadas. Para conseguir este objetivo pueden usarse reuniones periódicas de seguimiento, sesiones de trabajo en grupo, informes de avance, actas de reunión etc. Siempre teniendo en cuenta que estas acciones van a suponer un gasto de tiempo y recursos que debe justificarse con las mejoras conseguidas.

Comunicaciones externas

Se entiende como comunicación externa aquella que se realiza con un interlocutor que no forma parte del equipo del proyecto, sea el cliente, la dirección, u otro stakeholder. En este caso es importante conocer cuál es el interés del interlocutor en el proyecto, y adecuar la información que entreguemos (en forma y contenido) a lo que este solicita.

Dentro de este apartado tienen mucha importancia las comunicaciones con el cliente y la dirección, ya que estas permiten comprobar si el proyecto está avanzando en la dirección correcta, tanto desde el punto de vista de los requisitos del cliente como de la organización. Aparte, una comunicación constante del estado del proyecto al cliente y a la dirección incrementa su tranquilidad, lo que supone menos presión sobre el proyecto y su director, facilitando el desarrollo de este.

Una forma simple de promover esta comunicación es a través de reuniones y/o informes de seguimiento. La información a incluir en estos informes y su periodicidad deben ser definidas al comienzo del proyecto, aunque en muchos casos va a ser algo definido por la propia organización.

En la sección de plantillas de esta página se muestran ejemplos de informes de seguimiento que pueden usarse directamente en proyectos reales.

Cambios

Cualquier cambio supone un trastorno para el proyecto y por tanto un riesgo de fracaso. De esta forma el director del proyecto deberá procurar evitar estos cambios, los cuales habitualmente están relacionados con requisitos o restricciones no identificadas.

 

Por tanto una de las tareas del director del proyecto será asegurarse de que todos los requisitos han sido identificados en las fases iniciales del proyecto, lo que está directamente relacionado con la comunicación que consiga establecer con los stakeholders, ya que son estos en gran medida los que van a darle información sobre sus necesidades, los requisitos y las restricciones a cumplir por el proyecto. De esta forma el director del proyecto deberá llevar a cabo acciones que faciliten dicha comunicación y el afloramiento de esta información.

Una vez solicitado un cambio, el director de proyecto deberá asegurar que se sigue el procedimiento de evaluación y aprobación de cambios, y comunicar este a todos los afectados una vez aprobado. ¿Cuántas veces has oído decir a alguien que no sabía que habían pedido cambiar algo?, pues que lo sepa es responsabilidad del director del proyecto.

Leer el artículo de gestión de cambios

Riesgos

Como se comenta en los artículos específicos de gestión de riesgos (leer el artículo de gestión de riesgos) un riesgo es cualquier evento que puede afectar a la consecución de los objetivos del proyecto, sea positiva o negativamente. En este sentido la labor del director de proyectos se centra en dos aspectos:

  • Identificar los riesgos y realizar su seguimiento a lo largo del proyecto. Lo cual nuevamente se consigue facilitando la comunicación.
  • Influenciar sobre los riesgos. Asegurándose de que se ejecutan las acciones necesarias para eliminar o disminuir los riesgos negativos, y potenciar los riesgos positivos (oportunidades).

Para ambos propósitos es bastante útil incluir en las reuniones periódicas de seguimiento del proyecto con el equipo interno un punto destinado a tratar los riesgos y su evolución.

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2 Comentarios en “Funciones del director del proyecto
  1. Guillermo Balaguer Pérez dice:

    Gracias Albert por los artículos que publicas. Quiero sumarme también a los comentarios de Jesús y Fernando, con quienes coincido plenamente en ese “puntito romántico” que manifiesta Jesús, ya que para mí, un proyecto que llega a buen puerto, SIEMPRE es consecuencia del trabajo y el esfuerzo de TODAS las partes que en él intervienen.
    Y en esa línea destaco la función de “facilitador” del Director de Proyecto, a la que se hace referencia en los artículos de Albert, ya que arrancar un proyecto/obra con preconceptos y prejuicios del tipo “…contratista, contra tí está….”, sólo puede conducir (casi) inexorablemente a un final peor que el deseado.

  2. Comparto la opinion de Guillermo, para que el barco ( proyecto) llegue a buen puerto el capitan debe saber dirigir la tripulacion y esto solo se logra estando al timon en el mar, no teorizando. felicidades

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  1. […] artículo es la continuación del artículo “funciones del director del proyecto 1/2“, el cual se recomienda leer […]

  2. […] por el hecho de tratarse de un proyecto internacional, ya que al final sus responsabilidades y funciones son las mismas. Aun así, las características propias de un proyecto internacional hacen que este […]

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