7 consejos para priorizar tareas

Como en cualquier otro trabajo, la dirección de un proyecto genera un alto volumen de trabajo y tareas, que acaban acumulándose y debemos priorizar e ir haciendo buscando la máxima eficiencia y productividad. Por tanto, saber cómo priorizar tareas es algo básico para cualquier director de proyectos.

Aunque lo habitual es tratar sobre la priorización de las tareas del proyecto, en este artículo vamos a dar algunos consejos para poder gestionar y priorizar las tareas del propio director del proyecto; lo cual es obviamente transferible a otros profesionales

7 consejos para priorizar tareas

1 Respetar los plazos

El primer criterio para priorizar tareas es su efecto sobre los plazos del proyecto o del trabajo que tengamos comprometido. Obviamente serán más prioritarias aquellas tareas que tengan efecto sobre los plazos de entrega; por tanto aquellas que de atrasarse, provocaran un atraso en la entrega e incumplir compromisos.

2 Usar fechas límite o hitos intermedios

Relacionado con el punto anterior, pero con el objetivo de tener una referencia para poderlo aplicar más fácilmente, es recomendable marcarnos fechas límite o hitos intermedios a forma de entregas ficticias.

De esta forma, estas entregas autoimpuestas nos facilitaran la priorización a corto plazo, ya que a veces, cuando el objetivo o el hito está muy lejos en el tiempo tendemos a no darle importancia; lo que al final hace que se nos acumule el trabajo y tengamos más posibilidades de incumplirlo.

3 Considerar las consecuencias

Otro criterio, o una alternativa cuando no es posible cumplir con todos los compromisos, es priorizar en base a las consecuencias de no cumplirlos. En este caso no estamos hablando de las consecuencias relativas a atrasos, sino del efecto que este atraso puede tener sobre el negocio, la relación con el cliente, otras tareas, etc.

Obviamente en este caso priorizaremos aquellas tareas que tengan unas consecuencias negativas mayores; para nosotros o para los clientes. Por ejemplo:

Si estamos a 12 de noviembre y tenemos que preparar dos banners: uno para promocionar un evento que ocurre el 14 de noviembre y otro para un evento que ocurre a finales de diciembre. Si tenemos que priorizar, asumiendo que nos lleva 1 día hacer cada banner, debemos considerar que un atraso de un día en primer cliente puede suponer perderlo; ya que en dos días dejará de interesarle la promoción y un atraso de un día supone reducir a la mitad la visibilidad; en el segundo cliente el efecto es mucho menor y seguramente no suponga un problema.

4 Considerar los efectos financieros de la tarea

En algunos casos las tareas llevan asociadas costes o ingresos significativos que nos puede interesar adelantar o atrasar en función de la situación del flujo de caja del proyecto, o la tesorería si somos un profesional.

Por ejemplo, si tenemos una tarea pendiente de la cual depende poder emitir una factura, podemos otorgarle mayor prioridad que a otra que no influya en la facturación; ya que estaremos adelantando los cobros.

Igualmente, si hacer una tarea conlleva un coste importante y no tenemos disponibilidad de efectivo (por ejemplo un viaje para reunirnos con un cliente lejano), puede ser interesante mirar de atrasar esta para atrasar los costes.

Obviamente en este punto entra también en juego nuestra profesionalidad; ya que si un cliente ya ha pagado por un trabajo, es poco profesional atrasarlo porque ya hemos cobrado. En este caso talvez nos interese priorizar este trabajo para satisfacer al cliente y mantenerlo.

5  Considerar el tiempo requerido

Aunque este es un criterio más personal; en general prefiero sacar primero aquellas tareas que requieren menos tiempo para ser completadas.

El motivo es simple; si tengo varias tareas con el mismo nivel de prioridad, haciendo las rápidas primero conseguiré reducir la cantidad de tareas pendientes (y cerrar temas) más rápidamente que si empiezo por las que me llevan más tiempo; aunque obviamente el tiempo total para completarlas será el mismo. Obviamente esto debería repercutir en reducir el efecto que la acumulación de tareas prioritarias pueda generar.

6  Priorizar tareas con la imagen completa

Esto en cierta forma engloba algunos de los puntos comentados anteriormente, ya que este consejo es priorizar las tareas a corto plazo en función de los objetivos y metas a medio o largo plazo.

O sea, ver que debemos hacer hoy para cumplir con los objetivos futuros o maximizar los resultados de nuestro trabajo; ya que al final suelen existir relaciones entre tareas presentes y futuras que acaban generando impacto a medio/largo plazo.

7 Considerar un tiempo para las tareas no urgentes

En cualquier trabajo existen tareas que son poco urgentes e importantes, pero que aun así conviene hacerlas; por ejemplo asistir a formación o a un evento para hacer contactos. Lo que suele ocurrir es que estas tareas acaban por no hacerse porque todas las demás pasan delante.

A corto y medio plazo esto no representa un problema, incluso alguien puede considerarlo como ser eficiente; pero a largo plazo lo pagaremos porque tendremos menos formación y contactos.

¿Cuál es la forma de evitar que esto ocurra? Pues dejar siempre un porcentaje de nuestra agenda para este tipo de tareas. De esta forma nos aseguramos de poder hacerlas y no sacrificamos la mejora a largo plazo por cumplir con el corto plazo.

Uno de los aspectos que más hace reducir la eficiencia de un proyecto o equipo de trabajo es la existencia de la multitarea; tal y cómo se detalla en el artículo de Cadena Crítica. Saber más sobre cadena crítica

Esto se debido al tiempo que tardamos en pasar de una tarea a la otra y por el necesario periodo de adaptación a la nueva tarea. Aunque de forma individual cada cambio sea insignificante, si esta práctica se vuelve habitual en nuestro trabajo, al final acabaremos perdiendo mucho tiempo. Un estudio de la APA (American Psychological Association) resume la investigación de una serie de psicólogos y señala que incluso los pequeños cambios entre las tareas pueden costar un 40% de tiempo.

Cómo evitar la multi tarea en proyectos

Por tanto, evitar en lo posible la multitarea es una forma de incrementar la eficiencia de la organización y del proyecto, lo cual no siempre es fácil debido a las continuas distracciones y al hecho de que habitualmente se trabaja en entornos multiproyectos (Qué es un entorno multiproyectos?).

Para ello podemos aplicar diferentes técnicas a la hora de planificar y gestionar nuestros proyectos:

Evitar la multitarea estableciendo prioridades claras

Actualmente se ha impuesto la costumbre de que todas las tareas son urgentes, lo que implica que al final ninguna lo sea. A final esto implica un mayor número de conflictos, cuando las tareas pertenecen a diferentes proyectos, y una priorización que no se basa en las necesidades de la organización y los proyectos.

Para ello es importante disponer de un método que nos permita priorizar entre tareas de diferentes proyectos, de tal forma que el resultado en su conjunto sea el óptimo para el conjunto de proyectos. Para ello existen diferentes técnicas basadas en los métodos de Cadena Crítica y Valor Ganado (¿Qué es Cadena Crítica?  ¿Qué es Valor Ganado?).

Otro aspecto de la priorización de tareas es la gestión de las tareas propias, las cuales no siempre van a estar relacionadas con un proyecto en concreto. En este caso es importante poder destinar un tiempo para estas tareas propias y aplicar algún criterio de priorización. Conoce las técnicas para priorizar proyectos

Evitar la multitarea manteniendo una relación entre tareas

Uno de los efectos negativos de la multitarea es el tiempo que necesitamos para pasar y adaptarnos de una tarea a otra, el cual puede verse reducido si ambas tareas guardan una cierta similitud. Por lo tanto, si al planificar el trabajo de un determinado recurso procuramos que este tenga una homogeneidad en la tipología de tareas a realizar, este efecto será menor.

En la práctica esto se traduce en la especialización de los recursos. En muchas organizaciones vemos que se alaba la flexibilidad y la capacidad de las personas para hacer de todo, lo cual en muchos casos es algo negativo para la productividad. En empresas pequeñas y con pocos recursos esto es un mal necesario, pero en empresas medianas y grandes es mejor especializar las personas en tareas concretas.

Evitar la multitarea considerando la carga de trabajo global

Actualmente la mayoría de las empresas trabajan en un entorno multiproyectos, lo que significa que los diferentes proyectos se desarrollan en paralelo y compartiendo recursos. Esto genera una dificultad adicional al gestionar y planificar estos, ya que no solo debemos considerar nuestras propias necesidades, sino también las de los otros proyectos con los que compartimos recursos.

En algunos casos esto no se hace, y cada proyecto se planifica de forma independiente, dejando la tarea de planificar a bajo nivel a cada individuo o área, lo que implica un mayor número de conflictos, problemas de sobrecargas, y un resultado final que no suele ser el óptimo para los proyectos en su conjunto.