Cómo evitar la multitarea

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Uno de los aspectos que más hace reducir la eficiencia de un proyecto o equipo de trabajo es la existencia de la multitarea; tal y cómo se detalla en el artículo de Cadena Crítica.

Saber más sobre cadena crítica

Cómo evitar la multitareaEsto se debido al tiempo que tardamos en pasar de una tarea a la otra y por el necesario periodo de adaptación a la nueva tarea. Aunque de forma individual cada cambio sea insignificante, si esta práctica se vuelve habitual en nuestro trabajo, al final acabaremos perdiendo mucho tiempo. Un estudio de la APA (American Psychological Association) resume la investigación de una serie de psicólogos y señala que incluso los pequeños cambios entre las tareas pueden costar un 40% de tiempo.

Por tanto, evitar en lo posible la multitarea es una forma de incrementar la eficiencia de la organización y del proyecto, lo cual no siempre es fácil debido a las continuas distracciones y al hecho de que habitualmente se trabaja en entornos multiproyectos (Qué es un entorno multiproyectos?).


Para ello podemos aplicar diferentes técnicas a la hora de planificar y gestionar nuestros proyectos:

Evitar la multitarea estableciendo prioridades claras

Actualmente se ha impuesto la costumbre de que todas las tareas son urgentes, lo que implica que al final ninguna lo sea. A final esto implica un mayor número de conflictos, cuando las tareas pertenecen a diferentes proyectos, y una priorización que no se basa en las necesidades de la organización y los proyectos.

Para ello es importante disponer de un método que nos permita priorizar entre tareas de diferentes proyectos, de tal forma que el resultado en su conjunto sea el óptimo para el conjunto de proyectos. Para ello existen diferentes técnicas basadas en los métodos de Cadena Crítica y Valor Ganado (¿Qué es Cadena Crítica?  ¿Qué es Valor Ganado?).

Otro aspecto de la priorización de tareas es la gestión de las tareas propias, las cuales no siempre van a estar relacionadas con un proyecto en concreto. En este caso es importante poder destinar un tiempo para estas tareas propias y aplicar algún criterio de priorización.

Conoce las técnicas para priorizar proyectos

Evitar la multitarea manteniendo una relación entre tareas

Uno de los efectos negativos de la multitarea es el tiempo que necesitamos para pasar y adaptarnos de una tarea a otra, el cual puede verse reducido si ambas tareas guardan una cierta similitud. Por lo tanto, si al planificar el trabajo de un determinado recurso procuramos que este tenga una homogeneidad en la tipología de tareas a realizar, este efecto será menor.

 

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En la práctica esto se traduce en la especialización de los recursos. En muchas organizaciones vemos que se alaba la flexibilidad y la capacidad de las personas para hacer de todo, lo cual en muchos casos es algo negativo para la productividad. En empresas pequeñas y con pocos recursos esto es un mal necesario, pero en empresas medianas y grandes es mejor especializar las personas en tareas concretas.

Evitar la multitarea considerando la carga de trabajo global

Actualmente la mayoría de las empresas trabajan en un entorno multiproyectos, lo que significa que los diferentes proyectos se desarrollan en paralelo y compartiendo recursos. Esto genera una dificultad adicional al gestionar y planificar estos, ya que no solo debemos considerar nuestras propias necesidades, sino también las de los otros proyectos con los que compartimos recursos.

En algunos casos esto no se hace, y cada proyecto se planifica de forma independiente, dejando la tarea de planificar a bajo nivel a cada individuo o área, lo que implica un mayor número de conflictos, problemas de sobrecargas, y un resultado final que no suele ser el óptimo para los proyectos en su conjunto.

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