¿Está el proyecto atrasado?

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¿Está el proyecto atrasado?¿Está el proyecto atrasado? Cualquier proyecto está sometido a imprevistos que afectan al desarrollo de las tareas, las cuales acaban no siguiendo exactamente lo que se mostraba en el cronograma. Por tanto es importante discernir cuando esta situación supone un problema real para el proyecto, y requiere de algún tipo de actuación, y cuando no.

Este artículo trata de los atrasos, y pretende discernir entre el atraso de la tarea y el atraso del proyecto, y diferenciar cuando un atraso supone un problema para el proyecto y cuando no. La respuesta a esta pregunta va a depender de que metodología de planificación y control estemos usando, ya que esta es ligeramente diferente en función de si usamos CPM-PERT (¿qué es CPM-PERT?) o Cadena Crítica (¿qué es Cadena Crítica?).

¿Por qué es importante saber cuando está un proyecto atrasado?

Lo comentado en este artículo puede parecer obvio para muchas personas, pero aun así es algo importante para el trabajo diario del director del proyecto ya que las variaciones de fechas y duraciones son habituales en los proyectos. Por tanto el discernir cuando estas implica que , y por tanto son importantes, y cuando no, facilita el trabajo de dirección y permite focalizar los esfuerzos y la presión en aquello que realmente lo requiere.


¿Cuándo está el proyecto atrasado según CPM-PERT?

La metodología de CPM-PERT considera la duración de las tareas de forma determinista, esto implica que tienen un inicio, final y duración conocidas y determinadas, y por tanto el objetivo del director del proyecto será conseguir que estas se cumplan, asumiendo que si cumplimos con las fechas de cada tarea individualmente, lo haremos también para el proyecto en su conjunto. Este determinismo también tiene su reflejo en la forma de tratar la variabilidad intrínseca de las tareas, la cual se incorpora en forma de margen dentro del plazo mostrado en el cronograma.

Por tanto en CPM-PERT una tarea está atrasada si existe una previsión de que su fecha de finalización sea posterior a la planificada, y este atraso va a implicar un atraso del proyecto cuando la tarea forme parte del camino crítico. Vamos a desarrollar un poco más estos conceptos.

Atraso de la tarea

Aquí es importante destacar dos aspectos:

  • El atraso se mide respecto a su fecha de finalización. Esto es debido a que el plazo considera un cierto margen, por tanto pequeñas variaciones en la fecha de inicio o en el rendimiento de la tarea pueden ser asumidos por este margen. De igual forma este margen nos permite aplicar acciones correctivas sobre la tarea durante su ejecución, de tal forma que su fecha final se respete.
  • Como la duración de la tarea mostrada en el cronograma incluye márgenes para adsorber la variabilidad, es necesario estimar si un atraso durante su ejecución va a implicar un atraso en su fecha final, ya que no necesariamente debe ser así. Por ello es importante conocer el trabajo y plazo restantes para finalizar la tarea, lo cual sumado al plazo consumido nos dará la estimación de la fecha final.

Para realizar esta estimación de la fecha final de la tarea puede ser útil aplicar los conceptos del método del valor ganado (¿qué es el método del valor ganado?), que aunque se suelen aplicar al proyecto en su conjunto, son también válidos conceptualmente las tareas de forma individual.

Atraso del proyecto

Como se vio en los artículos de planificación con CPM-PERT, la duración total del proyecto viene determinada por la duración de las tareas que forman el camino crítico de este. Por tanto diremos que un proyecto está atrasado cuando ocurra alguna de las dos siguientes situaciones:

  • Incremento de la duración del camino crítico, lo que implicará desplazar la fecha de finalización del proyecto y por tanto incumplir con el plazo.
  • O la modificación del camino crítico, lo cual por definición va a implicar un desplazamiento de la fecha de finalización.

Veamos esto con un ejemplo. Imaginemos el siguiente cronograma, el cual muestra las tareas que forman parte del camino crítico en rojo:

ejemplo de cronograma de proyecto con la cadena crítica en rojo

Imaginemos ahora tres situaciones:

  • La tarea 4 se atrasa 1 día. Como puede verse en el siguiente cronograma, esto afecta también a la tarea 6 pero no llega a modificar el camino crítico, por lo que la fecha de finalización del proyecto se mantiene. En este caso hablaríamos de un atraso en la tarea 4 pero no de un atraso del proyecto.

ejemplo de atraso en el cronograma que no afecta a la cadena crítica

  • También es importante destacar que no podríamos decir en estos momentos que la tarea 7 está atrasada, ya que al atrasarse la tarea 4 esta se ha desplazado, por tanto su referencia también lo ha hecho.
  • La tarea 1 se atrasa 1 día. Aunque estamos hablando del mismo valor de atraso que en el caso anterior, aquí sí que existe un efecto sobre el proyecto. Debido a que la tarea 1 forma parte del camino crítico, su atraso se traslada completamente a la fecha final del proyecto. Por tanto estaríamos hablando de atraso de tarea y proyecto.

Ejemplo de atraso en tarea que implica un atraso en el proyecto

  • La tarea 4 se atrasa 4 días. En este caso ocurre que el camino crítico se ha modificado debido al atraso, traspasando este a la fecha final del proyecto como en el caso anterior. Por tanto también estaríamos hablando de atraso de tarea y proyecto.

Ejemplo de atraso en una tarea que modifica en camino crítico y atrasa el proyecto

¿Cuándo está el proyecto atrasado según Cadena Crítica?

La metodología de Cadena Crítica considera la duración de las tareas de forma indeterminada, lo que implica que lo que se muestra en el cronograma es la situación más probable, pero se admite que la realidad puede ser diferente. Por ello este método no considera el concepto de atraso de tarea, y  únicamente considera las situaciones de proyecto atrasado o de la cadena de tareas atrasada. Estos dos conceptos serán coincidentes cuando la cadena de tareas se corresponda con la cadena crítica del proyecto.

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Como se comenta en los artículos de Cadena Crítica (¿qué es Cadena Crítica?), esta indeterminación se absorbe con el uso de protecciones, las cuales se irán consumiendo a lo largo del proyecto en la medida que avance la ejecución de la cadena de tareas que cada protección proteja. Por tanto, para discernir si una determinada situación supone un atraso o no, deberemos observar el grado de consumo de la protección de su cadena.

uso de la protección para decir si el proyecto está atrasado según el método de cadena crítica

De esta forma diremos que existe un atraso cuando el consumo de la protección supere al esperado para el nivel de avance de la ejecución de la cadena de tareas. Por tanto en este caso no percibiremos el atraso como un cambio en la fecha final del proyecto como en el caso anterior.

La forma de hacer este análisis de la protección se detalla en el artículo de uso de las protecciones en Cadena Crítica, el cual se complementa con la plantilla disponible en la sección de recursos.

Saber más del uso de las protecciones en Cadena Crítica

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