Elaboración de la propuesta

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Una vez analizada la oportunidad y establecido que esta nos interesa, llega el momento de hacer una propuesta al cliente. La creación de una propuesta es un proceso cíclico, ya que lo más habitual es que el cliente nos pida cambios, aunque solo sea en el precio, que nos obliguen a hacer diferentes versiones de la oferta.

De forma general podemos dividir el proceso en tres pasos:

Elaboración de la propuesta. Proceso

Enfoque de la propuesta.

Este enfoque de la propuesta sería la forma en que nosotros entendemos que podemos dar respuesta a las necesidades y objetivos del cliente, respetando sus limitaciones y nuestra capacidad. Esta elaboración es un proceso recurrente, incluso a veces de prueba y error, por lo que va a necesitar de reuniones y comunicación con el cliente hasta conseguir entender bien sus necesidades y objetivos, y alinear nuestra propuesta con ellos.


La importancia de esta propuesta radica en dos aspectos clave para la venta del proyecto:

  • Una vez este enfoque se ha definido y acordado con el cliente, este pasa a ser la base sobre la que elaboraremos la oferta final. Ya que el coste, plazo, condiciones, etc. de nuestra oferta van a estar directamente relacionados con lo que debamos entregar.
  • Un aspecto muchas veces decisivo en la venta de un proyecto es la confianza que generemos en el cliente. Por tanto este enfoque inicial es muy importante para demostrar al cliente que entendemos sus necesidades y que sabemos cómo resolverlas, lo cual genera confianza en nosotros.

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Elaboración de la propuesta

Partiendo del enfoque acordado con el cliente, ósea la propuesta técnica sobre la que se basará nuestra propuesta comercial y que define el alcance, llega el momento de elaborar esta. Este punto es en cierta forma similar a la elaboración del plan de proyecto dentro de la fase de inicialización, ya que para elaborar la oferta debemos definir de forma inicial los recursos, plazos, costes y riesgos que vamos a tener durante la elaboración del proyecto. También deberemos definir el alcance de forma que este quede lo más definido posible, no dejando puntos indefinidos que puedan generar confusión o alcance adicional no contemplado.

Las mejores técnicas para definir el alcance

Desde el punto de vista del precio de venta, la función del director de proyectos se basa en determinar los costes y los márgenes por riesgos, dejando la definición de los márgenes comerciales para el equipo comercial o usar los definidos por la organización.

De forma general una propuesta para un proyecto va a incluir los siguientes apartados:

  • Contexto y objetivos del proyecto. Básicamente consiste en indicar las necesidades, objetivos y limitaciones indicadas por el cliente, con el propósito de dejar claro lo que hemos entendido y las bases sobre las que se ha elaborado la propuesta.
  • Enfoque de la propuesta y alcance incluido. En este apartado definimos la solución técnica propuesta para cumplir con los objetivos y las necesidades del cliente, la cual es conveniente haber discutido antes. Así mismo definimos que parte de esta solución puede ser entregada por nosotros y cual quedaría bajo la responsabilidad del cliente. En este caso es conveniente acompañar la propuesta con algún tipo de documento que defina el alcance de forma visual. Cualquier error en este punto puede suponer insatisfacción del cliente o deber asumir alcance no considerado inicialmente.

    Las mejores técnicas para definir el alcance

  • Plazo de elaboración del proyecto. Ligado con el alcance y la disponibilidad de recursos está el plazo de ejecución que podemos ofrecer, o que nos solicita el cliente. En ambos casos conviene mostrarlo por ser un compromiso.

¿Cómo hacer el cronograma del proyecto?

  • Organización y metodología de trabajo propuesta. Pequeña descripción inicial del equipo que va a ejecutar el proyecto y la forma en que esta va a ser ejecutado. En proyectos grandes se puede incluir el currículo del director del proyecto u otras personas relevantes para demostrar su capacitación.

Aprende a crear y gestionar el equipo del proyecto

  • Precio de venta y condiciones de facturación. Cómo directores de proyecto el precio de venta no debe importarnos, ya que al final el proyecto se gestiona con los costes, pero obviamente en la oferta debemos incluir el precio total que el cliente deberá pagar por nuestros servicios. Junto con el valor es importante indicar la moneda en la que se hará el pago y si los impuestos están incluidos.
  • Condiciones de venta. Son las condiciones en las que entregaremos los servicios o productos que se incluyen en la propuesta, así como las posibles garantías y tiempo de validez de la propuesta. Para los productos se suele usar los INCOTERM, y para los servicios es importante decir donde estos se van a ejecutar, si incluimos gastos de viaje o expatriación, idioma de los documentos, etc.

Como parte final de la elaboración de la oferta estaría la revisión y aprobación interna, la cual debe validar que la oferta está bien elaborada y cumple con todos los requisitos y normativas de la organización. Una vez la oferta ha sido aprobada, podemos presentarla al cliente.

En algunos casos se usan estimaciones de precios, propuestas preliminares, u otros documentos que no requieren de una aprobación formal por no suponer un compromiso; los cuales permiten empezar las discusiones y ajustar la propuesta final. En estos casos es importante dejar claro en el documento su carácter no oficial, teniendo en cuenta también que los valores que indiquemos en ellos acaban siendo un valor máximo (caso de precios o plazos) a ojos del cliente, lo que condiciona el documento oficial posterior. La posibilidad de hacer esto o no va a depender de cada organización.

Presentación y discusión

Una vez la propuesta haya recibido la aprobación interna, esta puede ser presentada y discutida con el cliente, siendo lo más habitual que esta presentación sea mediante una reunión presencial.

Durante esta presentación el director de proyectos suele ser el encargado de presentar y defender la propuesta técnica, si ha participado de su elaboración, prestando atención a las respuestas del cliente para posibles nuevas versiones. Las discusiones comerciales son habitualmente responsabilidad del equipo comercial, aunque en muchas organizaciones el director del proyecto también asume este trabajo, con algunas limitaciones.

Es en esta fase donde se muestra en carácter recurrente de la elaboración de la propuesta para un proyecto, ya que habitualmente deberemos hacer modificaciones y generar diferentes versiones de la oferta original de acuerdo a las solicitudes del cliente, hasta conseguir una propuesta que cumpla totalmente con sus expectativas.

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Un comentario en “Elaboración de la propuesta
  1. Contento de las ideas que se proponen, ordenadas y razonadas, que ayudan a pensar para dar un mejor paso de planificación y organización de la propuesta.
    Conviene tener en cuenta, que la competencia profesional se puede medir según la capacidad de generar, al menos, tres soluciones: una barata (aunque sea provisoria), una normal y una de excelencia. Incluso, estos tres pilares se pueden abrir en alternativas. Finalmente el cliente busca elegir, muchas veces en la tríada costo/beneficio/riesgo, …y oportunidad.

2 Pings/Trackbacks para "Elaboración de la propuesta"
  1. […] empieza, a un nivel alto, durante la creación del project charter en proyectos internos o la propuesta comercial en proyectos para terceros, ya que estos documentos ya deben considerar aquellos riesgos que tengan […]

  2. […] la definición del alcance se empieza durante la preparación de la oferta en la fase comercial (leer el articulo de preparación de ofertas), y se define totalmente durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es interesante […]

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