Cómo estimar la duración de una tarea

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En este artículo vamos a tratar diferentes técnicas para estimar la duración de una tarea, lo cual forma parte del proceso de planificación de un proyecto. Con estas técnicas conseguiremos estimar la duración más probable, y la duración con un determinado grado de confianza (la duración que tendrá un X% de las veces), incrementando la precisión y el grado de cumplimiento de nuestros cronogramas.

¿Quién debe estimar la duración de una tarea?

Lo más recomendable es que la estimación sea realizada por las personas que normalmente ejecutan la tarea estudiada, ya que ellos son los que mejor conocen el tiempo necesario. En este proceso el director de proyecto deberá asegurase de entregar una definición clara de la tarea y evitar que se hagan suposiciones infundadas.


Métodos para estimar la duración de una tarea

Cómo estimar la duración de una tareaEs importante entender que la duración de una tarea va a variar en función de los riesgos asociados (retrasos o adelantos que pueden ocurrir), y la variabilidad intrínseca a la tarea (aspectos como la motivación, el cansancio, preocupaciones, etc. pueden afectar al tiempo necesario para hacer determinado trabajo).

Los riesgos se tratan dentro de la gestión de riesgos, y por tanto debemos procurar no incluirlos dentro de las estimaciones. En caso contrario, estos riesgos estarán ocultos y no será posible gestionarlos, a parte, si el margen por riesgos se incluye dentro de la duración de la tarea mostrada en el cronograma, este tiende a perderse y no realizar su función. Lo segundo, la variabilidad, sí que forma parte de la estimación. Esta variabilidad es algo inherente a la tarea y que difícilmente podremos evitar; por tanto debemos considerarlo como parte del margen del cronograma.
De esta forma la duración de cualquier tarea se va a poder representar como Dm±Var , donde Dm es la duración más probable, y Var es la variabilidad intrínseca a la tarea. El objetivo de las técnicas descritas a continuación es calcular el valor para estas dos variables.

Estimar la duración por analogía

Esta técnica consiste en estimar la duración de una tarea en base a los datos históricos disponibles referentes a la duración real de la misma tarea en proyectos anteriores. Para ello es necesario disponer de una buena definición del alcance para asegurar que estamos comparando tareas similares, así como una buena base de datos de proyectos.

Cuando mayor sea la información disponible, mejores van a ser las estimaciones, ya que no solo vamos a poder calcular la duración más probable de la tarea, sino la variabilidad de esta. Este cálculo se hace mediante fórmulas estadísticas, asumiendo una distribución normal, y definiendo para que margen de confianza queremos calcular la variabilidad.

comportamiento estadístico de la duración de una tarea

De esta forma si queremos estimar la duración de la tarea para el 68% de las veces usaremos , para el 95% , y así sucesivamente.

En algunos casos vamos a ver que el conjunto de datos analizados no parecen seguir una distribución normal, sino que la dispersión es mayor en las duraciones altas que en las bajas (distribución lognormal).

dispersión de la duración de una tarea

Cuando esto ocurra debemos revisar los datos en busca de:

  • Retrasos por riesgos. Por regla general es más normal que los riesgos afecten de forma negativa a la duración de la tarea que de forma positiva; por lo que es posible que los datos de mayor duración estén afectados por algún riesgo. En este caso debemos entender el motivo de estos retrasos y eliminar el efecto del riesgo. Este riesgo pasará a estar considerado dentro del plan de gestión de riesgos.

Saber más sobre la gestión de riesgos en proyectos

  • Diferencias en el alcance. Obviamente esta técnica es aplicable en tareas con alcances similares, por lo que podemos tener duraciones muy dispares si los alcances de las tareas en la muestra no son totalmente comparables.

Estimar la duración con parametros

Es una técnica similar en concepto a la anterior, pero en este caso no usamos tareas iguales a la que queremos estimar, sino tareas que guarden una relación de proporcionalidad con ella. Por ejemplo: si para hacer 3 mesas tardamos 6 días, para hacer 1 mesa tardaremos 2 días.

Duración de una tarea por metodo parametrico

Aunque esta técnica se usa principalmente para obtener el valor más probable de la duración (valor medio) en base al parámetro que relaciona los datos, si los datos a cada nivel son suficientes podemos aplicar las formulas estadísticas de la técnica anterior.  Para ello tenemos que calcular Dm y Var para cada nivel del parámetro, y después aplicar la técnica de regresión para calcular los valores en el punto deseado.

En el caso de aplicar esta técnica haciendo extrapolación en lugar de interpolación, debemos considerar que la proporcionalidad tal vez no sea totalmente aplicable debido a la curva de aprendizaje. Esto significa que si hacemos una misma tarea varias veces, lo normal es que cada vez tardemos menos tiempo debido a que vamos aprendiendo. Esto también aplica en sentido contrario, vamos a tardar más en hacer una tarea por primera vez, que cuando la háyanos hecho 10 veces.

Estimar la duración con el juicio de expertos

Esta es la técnica menos recomendable, pero la más usada debido a la habitual falta de datos históricos. Como su nombre indica, esta técnica consiste en que una persona que conozca y tenga experiencia en la tarea estime su duración más probable, esperando que la experiencia y conocimiento del experto sustituya la falta de datos.

Esta técnica está muy cerca de la suposición, y la aceptación del cronograma por parte del equipo del proyecto y el sponsor va a depender de la reputación del experto, lo que puede debilitar la posición de director del proyecto a la hora de defender el cronograma.

Adicionalmente, está técnica presenta el problema de que el experto quiera curarse en salud e incluya riesgos dentro de la estimación, lo que va a impedir que los podamos gestionar adecuadamente, incrementando la duración del proyecto.

Una forma de reducir los problemas inherentes a esta técnica es usar un grupo de expertos en lugar de una única persona. En este caso se puede coger el valor medio del grupo, o usar técnicas de trabajo en grupo como la técnica Delphi.

Estimar la duración con tres puntos

Esta técnica es una forma de unir la técnica del juicio de expertos con el cálculo estadístico, de tal forma que a través de la experiencia y conocimientos de los expertos podemos determinar la duración más probable y la variabilidad.

Para ello se solicita a los expertos que estimen tres valores para cada tarea:

  • Duración media (M). Es la duración que estiman como más probable para la tarea sin considerar ningún problema.
  • Duración optimista (O). Es la duración que estiman considerando que todo vaya bien.
  • Duración pesimista (P). Es la duración que estiman considerando que haya problemas. Entendiendo como problemas aquellas cosas que razonablemente pueden ir mal y afectar a la tarea.

A partir de estos valores es posible calcular Dm y Var con las siguientes formulas:

Duración de una tarea 4

El problema principal de esta técnica es el hecho de las estimaciones llevan implícitas los márgenes por riesgos, ya que cuando hablamos del valor optimista y pesimista, estamos hablando del valor medio afectado por los riesgos. Por tanto, la tarea del director de proyectos será mirar de entender los motivos que llevan a los expertos a estimar estos valores, y cuando sea posible, identificar el riesgo concreto y su efecto sobre la estimación. De esta forma será posible eliminarlo de la estimación y tratarlo dentro del plan de gestión de riesgos.

Una vez tengamos la estimación de las duraciones de las diferentes tareas que componen nuestro proyecto, podremos proceder con la creación del cronograma. Este proceso, y la forma de usar las estimaciones, varía ligeramente en función del método de planificación escogido.

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Un comentario en “Cómo estimar la duración de una tarea
  1. Sergio Espósito dice:

    Muy interesantes los planteamientos del artículo.

    Con respecto a la técnica de “Estimación por tres puntos” y la fórmula para calcular la duración de la actividad, yo propondría modificar la fórmula:
    1.- Introducir tres variables, pP, pM y pO, que serían las probabilidades de ocurrencia de los escenarios pesimista, más probable y optimista; la suma de las tres debe ser 100%
    2.- Hacer que la ponderación de P, M y O sea proporcional a estas probabilidades.

    Es decir, la fórmula quedaría P*pP + M*pM + O*pO

    Pongamos un ejemplo de una actividad donde P, M y O sean 7, 4 y 3 días respectivamente. La fórmula del artículo daría 4,33 días.

    Si asignamos las probabilidades pP, pM y pO como 30%, 40% y 30% respectivamente, la fórmula que propongo daría 4,6 días.

    Creo que mi propuesta sería más adecuada en casos donde el escenario más probable lo sea por poco margen.

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