Documentación del proyecto

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Durante la ejecución de cualquier proyecto se generan una gran cantidad de documentos, algunos formales y otros que forman parte de los entregables del proyecto. Para poder gestionar correctamente esta situación es necesario disponer de un buen sistema de gestión de la documentación del proyecto.

La documentación del proyecto

Durante la ejecución del proyecto se genera una gran cantidad de documentación de diferente tipología:

  • Documentos de gestión. Aquí estarían todos los documentos que usamos para planificar y gestionar el proyecto, tales como el cronograma, organigramas, lista de entregables, WBS, etc. Estos documentos muestran el camino que debe seguir el proyecto para poder cumplir con sus objetivos, aunque este camino va ajustándose a medida que avanza el proyecto generando nuevas versiones que deben ser archivadas y gestionadas.

Descarga plantillas de gestión de proyectos

  • Documentación comercial. En muchos casos el proyecto se ejecuta a petición de un cliente, o necesitamos comprar productos o servicios para ejecutar este. En ambos casos se generarán contratos, ofertas y pedidos de compra que definirán nuestras obligaciones hacia el cliente, y las de los proveedores hacia nosotros.
  • Las facturas documentan los gastos e ingresos relacionados con el proyecto, y están directamente relacionadas con los contratos mostrados en el punto anterior.


  • Documentos de trabajo. Son todos los documentos usados por los miembros de equipo del proyecto para poder ejecutar este y crear los entregables, aunque formalmente no formen parte de estos. Aunque es algunos casos estos documentos solo afectan a la persona que los crea, otras veces deberán ser compartidos por un grupo que trabaja en conjunto en una misma tarea.
  • Varios proyectos implican la entrega de documentación (planos, manuales, instrucciones, etc.), los cuales forman parte del alcance y deben ser entregados para poder completar el proyecto. Aquí la dificultad radica en separar estos de los documentos de trabajo del punto anterior, en base al sistema de aprobación, e ir documentando las diferentes versiones que podamos ir generando.

Saber más de cómo hacer la aprobación de la documentación

  • Como parte de la interacción entre las diferentes personas implicadas en el proyecto se genera una gran cantidad de comunicaciones, algunas de las cuales pueden tener un carácter formal, y deben ser documentadas y archivadas. En este grupo tendríamos las actas de reuniones, algunos mails, etc.
  • Aunque podría considerarse cómo parte de las comunicaciones, los informes de seguimiento son una parte importante del proyecto. Para hacerlos podemos usar las plantillas existentes en esta página, tanto para proyectos gestionados con el método del valor ganado como los gestionados con CPM-PERT.

Saber más sobre los informes de seguimiento del proyecto

Obviamente puede haber otros grupos en función del proyecto, pero los indicados pueden cubrir la mayoría de los documentos generados, y sirven para definir los requisitos del sistema de gestión de documentación del proyecto.

¿Qué es un sistema de gestión de la documentación?

El sistema de gestión de la documentación del proyecto es aquella herramienta, bien un programa informático o simplemente un proceso, que nos permite controlar y mantener ordenada la documentación que se va generando a lo largo del proyecto.

Este sistema puede ser algo tan simple cómo una hoja de Excel o algo más complejo como Sharepoint. A mayor complejidad mayores prestaciones y coste, lo cual nos obliga a adecuar la herramienta al tamaño del proyecto y la organización.

Descargar la plantilla de gestión de documentos

Requisitos de la gestión de la documentación del proyecto          

Una vez vistas las principales tipologías de documentos generados durante el proyecto, y a partir de ellas, es posible definir cuáles pueden ser los requisitos para cualquier sistema de gestión de la documentación en proyectos. Entre ellas podríamos destacar:

  • Capacidad de ordenar. Obviamente esto es la característica más básica de cualquier sistema de gestión documental, mantener los documentos ordenados de tal forma que los miembros del proyecto puedan consultarlos de forma fácil y rápida.

En este sentido también ayuda tener una organización de la documentación estándar dentro de la organización, de tal forma que todos los proyectos se ordenen de la misma forma. En muchos casos no se encuentran los documentos porque cada uno los ordena a su manera, lo cual acaba siendo un problema si esta persona deja el proyecto.

  • Compartir la documentación es algo básico para garantizar una buena comunicación dentro del proyecto y necesario entre las personas que trabajan conjuntamente en la elaboración de un entregable. Pero el compartir genera una serie de problemas que deberían ser resueltos por un buen sistema de gestión documental:
    • Definir niveles de acceso: no todos los miembros del equipo deben poder modificar un documento o incluso acceder a él, por lo que el sistema de gestión debe poder otorgar diferentes permisos a los diferentes miembros del equipo.
    • Acceso remoto: actualmente muchas empresas suelen trabajar con equipos remotos, lo que afecta a los proyectos y a la necesidad de compartir documentos e información. Por ello el acceso desde diferentes localizaciones, e incluso desde dispositivos móviles es una ventaja.
    • Unir documentos con tareas. Muchos de los programas de comunicación o gestión de tareas tienen la opción de incluir documentos junto con las tareas. Esto facilita el trabajo en equipo y la ejecución de la tarea.
  • Control de versiones y cambios. La mayoría de los documentos del proyecto están en constante evolución, por lo que saber cuál es la versión válida en cada momento es un problema y una fuente de errores. Por ello es una ventaja disponer de un sistema que permita mantener las diferentes versiones controladas e identificar de forma simple la más reciente.
  • Aprobación. Cuando hablamos de documentos oficiales o entregables es necesario realizar un proceso de aprobación que incluiríamos dentro de la gestión de la calidad del proyecto. Es necesario conocer en todo momento distinguir qué documento está aprobado, y se puede entregar oficialmente, y cual no, así como mantener un histórico de aquellos documentos entregados.

Saber más de cómo hacer la aprobación de la documentación

  • Obviamente no podemos olvidarnos del coste, ya que muchas de las herramientas disponibles no son gratuitas.

Balancear los diferentes requisitos con el coste de la herramienta, y su dificultad de implementación, son claves para hacer una buena elección. Esta elección se verá recompensada con menos errores y retrabajos.

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Documentación del proyecto by Albert Garriga is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.

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2 Comentarios en “Documentación del proyecto
  1. Alejandra Fernández Toledo dice:

    hola;

    estoy interesada en saber el temario, requisitos de inscripción, costo, si hay posibilidad de tomarlo presencial o solamente online y los horarios.

    agradezco mucho la información que pueda proporcionarme.

    saludos!

    • Albert Garriga dice:

      Hola Alejandra
      Si quieres información sobre los masters, solo tienes que ir al enlace que adjuntamos en la descripción (en más información aqui) y rellenar el formulario de información. Nosostros solo mostramos los maters, pero no los ofrecemos, por lo que es directamente cada escuela la que te informará. Te adjunto el enlace de masters online:

      http://www.recursosenprojectmanagement.com/masters-online-direccion-proyectos/

      A final de semana colgaremos más másters, por lo que te recomendo que vuelvas para ver más opciones.

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