Cómo definir las métricas del proyecto

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Cómo se vio en el artículo de métricas en la gestión de proyectos, estas constituyen una forma muy eficaz de controlar, seguir e informar sobre el proyecto, ya que dan una visión rápida y objetiva de su estado; esto siempre que estemos utilizando las métricas adecuadas. En este artículo vamos a dar algunos criterios para definir las métricas en la gestión de proyectos.

Definir las métricas en base a las variables que queramos medir y controlar.

Esta es la principal función de las métricas, por lo que estas deben estar directamente relacionadas con aquello que queramos controlar. Normalmente se tratará del coste, plazo y alcance, aunque cada vez más se incluyen otros indicadores relacionados con la calidad, cambios o riesgos. Incluso a nivel organizativo se suele medir la satisfacción del cliente, aunque esto solo tiene sentido a nivel general.



Definir las métricas en base a su uso

Las métricas tienen varias aplicaciones en la gestión de proyectos, por lo que en función de cada aplicación van a ser más adecuadas unas que otras. En el artículo de tipos de métricas se explica cada tipo. De forma general podríamos definir tres aplicaciones básicas:

  • Informar del trabajo hecho y la situación del proyecto. En este caso tenderemos a usar métricas retrospectivas (coste incurrido, tiempo transcurrido, etc.) o de diagnóstico (días de atraso, diferencias de costes), que por su simplicidad de cálculo y comprensión permiten dar una visión rápida y comprensible del proyecto aunque no se sea un experto en la dirección de proyectos.
  • Seguir y controlar el proyecto. En este caso queremos ver el estado del proyecto, y descubrir aquellos puntos en los que va mal y debemos focalizar nuestra atención. Por ello las métricas de diagnóstico son las más adecuadas en este caso.
  • Tomar decisiones sobre el proyecto. En muchas ocasiones nos preguntaremos que ocurrirá si hacemos tal cosa, lo que implica hacer estimaciones sobre la evolución del proyecto. En este caso lo más adecuado son las métricas estimativas, las cuales avanzan los resultados finales del proyecto en función de algunas variables actuales y pasadas. Por su baja fiabilidad no son adecuadas para informar, pero si para tomar decisiones, evaluar cambios, o comparar alternativas.

Por tanto, antes de definir el conjunto de métricas a usar, debemos plantearnos para qué las queremos. En el artículo de métricas más usadas en gestión de proyectos se proponen varias opciones.

Saber más sobre los tipos de métricas

Definir las métricas en base a la metodología

Aunque podemos usar las métricas que creamos más convenientes en función de nuestros objetivos, hay algunas metodologías que ya incluyen el cálculo de algunas métricas. Por tanto es posible relacionar un aspecto con el otro.

  • En Cadena Crítica los aspectos más importantes son el avance del proyecto a través de las tareas que forman la cadena crítica y el uso del margen. Esto ya nos define algunas métricas que podemos usar en este caso, como el tiempo transcurrido en la cadena crítica, el uso de los márgenes, etc. En el artículo de uso de márgenes en Cadena Crítica se explica el uso de esta métrica.

Saber más sobre el método de Cadena Crítica

  • Si usamos el método del valor ganado, vamos a tener varias métricas para controlar y estimar la situación del proyecto, ya que este método está muy basado en este concepto. En los artículos de control de plazos y control de costes con valor ganado se detallan estas métricas y su uso.

Saber más sobre el método del Valor Ganado

  • En el método más usado, CPM-PERT, no existen unas métricas definidas, aunque es habitual usar métricas retrospectivas como el coste incurrido o métricas de diagnóstico como el atraso del calendario.

Saber más sobre el método de CPM-PERT

Definir las métricas en base herramientas disponibles

Uno de los principales problemas de trabajar con métricas es recopilar información fiable para su cálculo, y en algunos casos hacer este de forma más o menos automatizada; lo que en última instancia dependerá de las herramientas de gestión de proyectos que tengamos a nuestra disposición.

Actualmente existen varios programas comerciales de gestión de proyectos que permiten aplicar diferentes metodologías y crear cuadros de mando, así como programas que permiten gestionar portfolios y programas unificando las métricas en cuadros de mando generales. El problema en ambos casos viene de la fiabilidad y capacidad de recoger los datos de origen, por ejemplo las horas reales gastadas en una determinada tareas, su fecha real de inicio o fin, etc.

Visitar nuestra selección de programas

Por tanto, cuando elijamos una u otra métrica debemos plantearnos si en la práctica seremos capaces de usarla de forma fiable, o adaptar nuestras herramientas para que así sea.

Tiempo dedicado

Este punto está muy relacionado con el punto anterior, ya que cuando mejores herramientas tengamos, más rápido podremos calcular y visualizar las métricas de una forma útil y ordenada. Como en muchos aspectos de la gestión de proyectos, la principal herramienta a usar es el sentido común; no tiene sentido dedicar más tiempo a recopilar datos y calcular métricas que al propio proyecto, o dedicar tiempo a algo que no se va a usar. El beneficio que obtengamos de este esfuerzo debe ser adecuado al mismo.

Por tanto debemos ser conscientes de que situación nos encontramos a nivel de herramientas y cultura de gestión de proyectos, y talvez plantearse mejorar estas antes de aplicar unas métricas más complejas.

Por regla general, las métricas en gestión de proyectos son definidas por la organización para garantizar unos criterios comunes entre todos los proyectos, aunque en proyectos singulares o de gran envergadura puede darse el caso de que sea necesario definirlas, o que en algún proyecto concreto queramos controlar un aspecto en particular.

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