La declaración del alcance del proyecto

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Una declaración del alcance del proyecto (project scope statement en inglés) es una herramienta muy útil para definir los límites y los resultados esperados del proyecto, así como identificar las restricciones, suposiciones y factores claves de éxito.

El alcance del proyecto tiene un impacto directo en los otros dos elementos de la triple restricción del proyecto: el plazo y el coste. Por ello es imposible definir estos sin haber definido y cerrado previamente el alcance que debemos entregar.



¿Qué es la declaración del alcance del proyecto?

La declaración del alcance del proyecto es el documento que define formalmente el alcance que debe entregar el proyecto, el cual debe estar acordado con todos los interesados y aprobado por el sponsor o el comité de dirección del proyecto.  Normalmente este documento se compone de los siguientes apartados:

  • Descripción del proyecto: descripción breve o resumen del proyecto
  • Entregables del proyecto: una lista específica de los productos o documentos producidos por el proyecto
  • Criterios de aceptación: factores críticos de éxito y criterios que se usarán para aceptar los entregables del proyecto
  • Exclusiones del proyecto: entregables o paquetes de trabajo que están fuera del alcance del proyecto
  • Limitaciones del proyecto: las limitaciones identificadas y definidas para los resultados, plazos, recursos, y/o físicas o técnicas
  • Suposiciones del proyecto: que supuestos se han tomado como verdaderos para realizar la declaración del alcance.

Aunque es un documento importante en proyectos de gran envergadura, no debemos caer en la tentación de excedernos en su longitud. Si podemos definir los puntos anteriores en una sola página, mejor que hacerlo en varias. Esto no solo facilita la lectura y permite resaltar los puntos importantes, sino que facilitará la modificación de este documento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Cambios en la declaración del alcance del proyecto

Considerando la importancia de este documento y su efecto sobre las otras restricciones, parece extraño que este pueda cambiar durante la ejecución. Y lo cierto es que habitualmente lo hace, ya que casi todos los proyectos están sujetos a cambios.

La declaración del alcance del proyecto forma parte del project chárter, y cómo este, puede cambiar siempre que se solicite y se sigan los procesos de gestión de cambios. Esto implica que cualquier cambio en este documento debe estar aprobado por el sponsor o el comité de dirección del proyecto, y afectará a los costes y plazos.

Cómo identificar el alcance del proyecto

Ver herramientas gratuitas para identificar el alcance del proyecto

Por regla general, el alcance del proyecto se identifica mediante la participación de expertos y de forma recurrente, ya que partiendo de una primera definición se va profundizando hasta poder identificar completamente los puntos listados anteriormente con el suficiente nivel de detalle.

Obviamente este no es un proceso aislado del resto, por lo que habitualmente esta identificación del alcance se hace en paralelo con la identificación de los riesgos, interesados, etc.

Una forma de guiar y documentar este proceso de identificación es mediante un mapa mental. Este permite listar las diferentes ideas que vayan saliendo durante las reuniones, y guiar las siguientes discusiones para ir avanzando en cada una de ellas mediante el sistema de la lluvia de ideas. Lo importante es que las diferentes ramas del mapa mental cubran todos los puntos dentro de la declaración del alcance.

Qué es y cómo usar la declaración del alcance del proyecto

Licencia de Creative Commons
La declaración del alcance del proyecto by Albert Garriga is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.
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