Planificación de costos

Este artículo trata de introducir y dar una visión general de la planificación de costos en proyectos. Cumplir con el presupuesto acostumbra a ser uno de los principales requisitos en muchos proyectos, por lo que una buena planificación facilita el trabajo del director del proyecto y la consecución de los objetivos

Requisitos para la planificación de costos

La planificación de costos requiere conocer en bastante detalle el proyecto y el entorno donde este va a ejecutarse.

• A nivel interno, es necesario disponer de una definición clara del alcance en forma de lista de tareas y WBS, el cronograma del proyecto, y los recursos. Esto último debe incluir una definición de los paquetes de trabajo a subcontratar, y de los recursos internos necesarios.
• En relación al entorno debemos conocer la normativa fiscal del lugar donde va a desarrollarse el proyecto, ya que esta puede afectar al flujo de caja (¿qué es el flujo de caja?), e introducir costes adicionales en forma de impuestos.

Igual que el resto de planificaciones, la planificación de costos es un proceso iterativo, ya que los costes van a verse afectados por las acciones que se definan en el plan de gestión de riesgos, y habitualmente son necesarias diferentes iteraciones hasta conseguir que el planteamiento del proyecto cumpla con el presupuesto disponible.

Documentos de planificación de costos

De forma general podemos decir que la planificación de costos de un proyecto incluye la siguiente información, la cual debe ser aprobada por el sponsor o el comité de dirección del proyecto:

• Presupuesto del proyecto. Es el costo total que el proyecto va a tener para la organización, y su división en los paquetes de control que usaremos durante la fase de seguimiento y control. Ver técnicas para estimar el presupuesto del proyecto

• Curva de costos. Esta sale de la unión de los costos con el cronograma del proyecto, mostrando la evolución esperada de los costes a lo largo del tiempo. Una vez aprobada por el sponsor o el comité de dirección del proyecto pasa a ser la línea base de costes, que es de vital importancia para poder hacer el seguimiento y control del proyecto. Ver qué es y cómo calcular la curva de costes

• Flujo de caja del proyecto. Es la representación temporal de las entradas y salidas de efectivo durante la ejecución del proyecto. Este estudio permite identificar las necesidades de financiación, y garantizar que el proyecto podrá hacer frente a los compromisos de pago. Ver qué es y cómo calcular el flujo de caja

Junto con lo anterior es necesario definir un plan de seguimiento y control de costos. ¿Cómo se va a realizar el seguimiento de los costes durante la fase de ejecución? Lo que implica definir los paquetes de control, la información que necesitamos recibir, y las herramientas que usaremos para recopilar y tratar esta información.

Pasos en la planificación de costos

El proceso de planificación de costos de un proyecto consta de los siguientes pasos principales (en rojo se destacan las entradas de información), los cuales se explican a continuación y en otros artículos de forma detallada:

Estimación de los costos

La estimación de costes consiste en valorar económicamente el proyecto, obteniendo así el coste total que este va a tener para la organización que lo ejecuta. Igual que ocurre con la estimación de plazos, hablamos de coste más probable, variabilidad de coste, y margen por riesgos. Saber más de las técnicas de estimación de costes

Fuera del presupuesto del proyecto, pero afectando a este desde el punto de vista de la organización, se encuentra el margen de la dirección (management reserves en inglés). Mientras que el margen por riesgo ( ¿cómo calcular el margen? ) tiene como objeto cubrir el impacto económico de los riesgos esperables, el margen de la dirección cubre los riesgos no esperables. Esta cantidad de dinero es gestionada directamente por el sponsor o el comité de dirección del proyecto, y únicamente estará disponible para el director de proyectos en casos excepcionales. En la mayoría de los casos este margen no aparece forma explícita y acostumbra a estar dentro del margen comercial.

Creación de la curva de costos

La curva de costos se define como la distribución de los costos del proyecto a lo largo de su plazo de ejecución. Se obtiene distribuyendo los costes de cada tarea de acuerdo al cronograma y al modo en que este coste va a ser aplicado al proyecto (puntual, distribuido, etc).

Esta curva permite al director del proyecto tener una visión clara de cómo se va a ir gastando el presupuesto, y es una referencia respecto a la que comparar los costes en cada momento. De esta forma se convierte en una de las herramientas clave para hacer el seguimiento y control de costes del proyecto. Una vez aprobada por el sponsor o el comité de dirección del proyecto pasa a llamarse línea base de costes.

Para crear la curva de costes es muy recomendable usar una herramienta de gestión económica de proyectos. Estas permiten asignar los costes a cada tarea de forma individual, por lo que esta curva sale directamente del cronograma. A parte de la mayor facilidad en el cálculo inicial de la curva de costes, esta es más fácil de mantener a lo largo del proyecto.

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Estudio del flujo de caja

El flujo de caja es la diferencia entre las entradas y salidas de efectivo en un determinado periodo de tiempo (día, semana, mes, etc.).

Aunque es un concepto financiero, es de vital importancia en la planificación de proyectos, ya que el principal objetivo de la fase de planificación es definir una forma realista de ejecutar el proyecto de forma que se consiga cumplir con los objetivos y restricciones, lo que incluye poder hacer frente a los pagos cuando estos se presenten. En este aspecto, lo que más nos va a interesar es el flujo de caja acumulado, que es lo que va a indicar si podremos hacer frente a los pagos o no.

Siguiendo con el ejemplo anterior, vamos a considerar que el proyecto se ha vendido con unas condiciones de facturación como las mostradas en la línea de ingresos:

Como se puede ver, hay bastantes meses donde el flujo de caja acumulado es negativo, lo que implica que durante estos meses el proyecto no va a tener suficiente dinero para hacer frente a los pagos. En consecuencia, la organización va a necesitar financiar el proyecto, el proyecto va a tener que asumir costes de financiación, o el proyecto no es factible.

En cambio, si modificamos las condiciones de facturación del proyecto, manteniendo el total de costes e ingresos, vemos que ahora ya no hay ningún problema. Ahora podemos decir que este proyecto es viable en lo referente a costes.

Definición del plan de control de costos

Una vez identificados los costos y definido una forma viable de ejecutar el proyecto, es el momento de definir cómo vamos a hacer el seguimiento para asegurar que se cumpla nuestra planificación. Habitualmente este plan será estándar en la organización donde desarrollemos el proyecto, por lo que en la práctica deberemos conocerlo, pero no desarrollarlo.

De forma general un plan de control de costos se compone de la siguiente información:

• Criterios y herramientas usados para hacer las estimaciones (bases de datos de costes, datos históricos, etc.)
• Metodología, herramientas y frecuencia para recabar los costes (partes de horas, herramientas de gestión como SAP o PRISM, etc.)
• Metodología, herramientas y frecuencia para informar sobre la evolución de costes (informes, herramientas como PRISM, etc.)

Lo que acostumbra a ser propio de cada proyecto, y debe incluirse en la planificación de costos, es la definición de los paquetes de control. Estos son conjuntos de tareas que se controlan como un paquete único, lo que facilita el control de costes al disminuir el detalle. Este concepto se entiende bien en el siguiente ejemplo. En un proyecto de construcción de una nave industrial, el coste de los ductos de ventilación puede controlarse en su conjunto, en lugar de controlar individualmente el coste de cada tornillo, tuerca, chapa, soporte, etc. que los conforman.

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Cómo imputar los costes a las tareas

Para seguir y controlar los costes del proyectosiempre debemos partir de la línea base de costes, la cual nos indicará los costes previstos en cada momento. Un problema que surge cuando calculamos esta línea base es definir la forma en que debemos imputar el coste de la tarea a lo largo de su duración.

Como punto de partida en todos los criterios necesitaremos disponer de un cronograma suficientemente detallado, y disponer de la estimación de costes de cada tarea dentro del cronograma. A partir de este punto existen cuatro criterios para distribuir el coste de la tarea.

Imputar los costes 100% al inicio de la tarea

Este es el criterio más conservador desde el punto de vista del control de costes, ya que considera el total del coste de la tarea a su inicio, lo cual tiene sentido en tareas que no permitan dividir los costes o asumir solo parte del coste si esta se detiene sin completar.

Debemos vigilar cuando se use la línea base de costes para controlar el avance mediante el método del valor ganado ( ¿qué es el Valor Ganado? ), ya que, en este caso, este criterio sería el menos conservador por considerar como acabada la tarea a su comienzo.

Imputar los costes 100% al final de la tarea.

Sería la situación contraria, asumir el total del coste de la tarea a su finalización. Existen pocas situaciones que justifiquen este criterio, siendo la más común la compra de materiales facturados a su entrega.

Este criterio es el más conservador si usamos los costes como método para controlar el avance del proyecto, ya que en este caso el coste se asocia con la finalización del trabajo.

Imputar los costes por hitos a lo largo de la tarea

Si nos fijamos, los dos criterios anteriores son casos particulares de este criterio, pero en general existen múltiples formas de repartir el coste a lo largo de la tarea en función de diferentes hitos. Por ejemplo cuando se contrata algo con el pago de un anticipo, cuando se trata de un paquete de trabajo subcontratado que se paga en función de entregas parciales, etc.

Por regla general es un criterio que funciona bien con las tareas subcontratadas, ya que en este caso los hitos de imputación de costes coinciden con los hitos de facturación. También en compra de materiales donde se facture por entrega, entendiendo que existen varias entregas parciales dentro de la tarea.

Imputación de costes proporcional al avance de la tarea

Este es el criterio que mejor se corresponde con tareas que se ejecutan de forma continua, como por ejemplo construcción, ingeniería, etc. Es un criterio muy utilizado en tareas relacionadas con el trabajo y exige que el coste pueda prorratearse en función de alguna variable.

Aplicación de los criterios de distribución del coste de la tarea

Aunque en algunos casos podemos usar un solo criterio, en la práctica es habitual que una tarea pueda incluir diferentes criterios en función de la naturaleza de cada coste. Esto al final acaba dando una distribución de los costes a lo largo de la tarea que no se corresponde con ninguno de los criterios anteriores.

Veamos un ejemplo. Imaginemos una tarea de 6 semanas que consiste en construir una losa de hormigón armado. En esta tarea podríamos distinguir tres partidas de coste (simplificando):

1. Compra de la estructura metálica, con un valor de 3000€ cuando ser recibe.
2. Compra del hormigón de relleno. Imaginemos que harán falta 3 camiones a razón de uno cada dos semanas, pagando 1000€ por entrega.
3. Horas de trabajo de los operarios, a razón de 500€/semana.

Si distribuimos los costes a lo largo de las 6 semanas en base a estos criterios, obtenemos la distribución y evolución de los costes que se muestran a continuación:

Una vez decidido el criterio, o calculada la distribución del coste de la tarea durante las seis semanas, solo deberemos introducirlo en nuestro programa de gestión de costes para calcular la línea base.

Hago notar que en este artículo se ha tratado el tema desde el punto de vista financiero; el coste se imputa cuando se factura o se adquiere el derecho a facturar. Para calcular el flujo de caja ( ¿qué es y cómo calcular el flujo de caja?) o las necesidades de tesorería del proyecto deberíamos considerar las fechas de pago, impuestos y deducciones aplicables a cada pago. Esto es un poco más complicado a nivel de cálculo, pero el concepto es el mismo.