Crisis en proyectos

Una situación poco común, pero que a veces ocurre y afecta de forma muy grave al proyecto, es la aparición de una crisis durante su ejecución. 

¿Qué es una crisis en proyectos?

Una crisis en proyectos es cualquier situación que haga que este no pueda conseguir sus objetivos tal y cómo estos fueron definidos inicialmente, lo cual es habitualmente una consecuencia de un riesgo no conocido de impacto alto. Como ejemplos de crisis en proyectos podríamos poner:

• Incendio en las instalaciones con pérdida importante del material.
• Inicio de un conflicto armado en la zona de ejecución del proyecto.
• Cambios en los requisitos legales que no pueden ser atendidos con la solución que está siendo implementada, por lo que esta deja de ser válida.
• Quiebra de un proveedor principal o del cliente en proyectos para terceros.
• Mala planificación o ejecución

En todos estos ejemplos no es posible continuar con el proyecto tal y como fue planificado, ya previsiblemente este no cumpla con los objetivos.

Aunque por la definición parece que estamos hablando de un riesgo, la diferencia radica en que el riesgo afecta a lo planificado, pero debido a los márgenes incluidos en la planificación, el proyecto aun cumple con el objetivo. La crisis supone un trastorno tan grande que, incluso con los márgenes, no será posible conseguir los objetivos.

Debido a esta similitud entre riesgo y crisis es el sponsor o el comité de dirección del proyecto el que define que una situación es una crisis, activando por tanto el proceso de gestión de crisis. En esta situación la función del director del proyecto se centra en identificar la posible crisis, sus consecuencias y escalarla a las personas anteriores.

Causas de las crisis en proyectos

Por regla general es posible dividir las causas de las crisis en dos grandes grupos: internas al proyecto y externas al proyecto.

Causas externas

Una causa externa sería aquella causada por algún elemento externo que afecte al proyecto (un conflicto, un incendio, problemas en proveedores, etc). En general estaríamos hablando de riesgos no conocido de impacto alto, los cuales no se consideraron en los riesgos del proyecto por no haberse identificado, o considerarse que su probabilidad de ocurrencia era muy baja. Un ejemplo de este segundo caso sería la caída de un meteorito sobre el local de ejecución, si ocurre es el fin del proyecto, pero nadie lo considera como un riesgo.

También puede ocurrir que se haya infravalorado el impacto de un determinado riesgo, y que por tanto los márgenes considerados no sean suficientes para absorberlo en el caso de ocurrir.

Causas internas

Las crisis producidas por causas internas serían aquellas que tienen su origen en el propio equipo del proyecto o la organización. Como ejemplo de esto tendríamos una mala planificación del proyecto, una organización deficiente o sin los recursos necesarios, cambios continuos en el equipo del proyecto, falta de control y seguimiento, etc.

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¿Son evitables las crisis?

La respuesta a esta pregunta depende de los motivos que originen la crisis. Una crisis originada por unos recursos inadecuados parecería evitable, si se hubiese analizado la adecuación de estos al proyecto antes de empezar, mientras que una crisis producida por la caída de un meteorito es difícilmente evitable.

Obviamente entre estos dos ejemplos extremos existen multitud de situaciones intermedias, las cuales, por guardar una cierta similitud con los riesgos, permiten usar los mismos procesos de identificación y evaluación.

Por tanto, cuando una crisis sea evitable o pueda ser mitigada, lo es mediante la correcta aplicación de las técnicas de identificación y evaluación de riesgos. Esto no implica que las crisis pasen a ser consideradas como riesgos, ya que si su probabilidad de ocurrencia es muy baja esto no tendría sentido, pero sí que permite tenerlas en cuenta en la decisión de iniciar el proyecto o definir cómo actuar si ocurren. De esta forma una organización puede declinar hacer un proyecto si detecta que sus recursos no son los adecuados para ello, o decidir contratar un seguro sobre la parte ejecutada del proyecto para evitar un efecto grabe sobre las finanzas de la empresa si esta es destruida por un incendio (aunque el proyecto se cancele). Técnicas de identificación de riesgos

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