¿Cómo crear un buen panel de control?

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Un panel de control es la herramienta más efectiva para poder seguir, y permitir que todo el equipo pueda ver y comprender fácilmente los datos del proyecto, conocer su estado y tomar decisiones rápidamente. Pero no todos los paneles de control sirven, ya que cuando estos se hacen mal, acaban generando un trabajo adicional que no aporta valor a la organización. Así, ¿cómo podemos crear un buen panel de control?



¿Qué es un panel de control?

En su libro de 2006, Information Dashboard Design, Stephen Few escribió:

“Un panel de control es una visualización gráfica de la información más importante para lograr uno o más objetivos; consolidada y organizada en una sola pantalla para que esta pueda ser analizada de un vistazo”.

Partiendo de esta definición, podemos decir que un panel de control eficaz es aquel que permite a sus usuarios recibir la información relevante y critica para la consecución de un determinado objetivo, de forma rápida y comprensible.

Consejos para hacer un panel de control eficaz

 5 consejos para hacer un buen panel de control

Incluye solo las métricas importantes

La elección de las métricas que se incluyen en el panel de control es crítica, ya que estas deben cumplir con dos criterios:

  • Deben estar directamente alineadas con los objetivos que se persiguen.
  • Deben ser importantes para la consecución de estos objetivos.

Por tanto, no todas las métricas deben incluirse en un panel de control, sino que es importante ser selectivo para evitar un exceso de información. Para ello debemos empezar definiendo los objetivos que se persiguen, y a partir de ahí, analizar las diferentes métricas desde los siguientes puntos de vista:

  • ¿La métrica contribuye a la consecución del objetivo?
  • ¿Es verdaderamente necesaria esta medida para conseguir el objetivo, o solo lo cuantifica?
  • ¿Se puede cuantificar la métrica y su contribución al objetivo?

Saber más sobre las métricas en proyectos

Diseña un panel de control visual

La utilidad y eficacia de un panel de control depende de que sea rápido y fácil de leer; sino mandaríamos informes llenos de números y texto. Por tanto, en su diseño vale aquello de que una imagen vale más que mil palabras; ya que una imagen se procesa más rápidamente que el texto.

Así mismo, debe evitarse que los usuarios tengan dudas sobre cómo leer e interpretar las métricas que se muestran, de tal forma que estos puedan centrase directamente en estas y en su situación. Para ello es recomendable incluir gráficos de barras, mapas de colores, líneas, u otros elementos visuales que muestren el valor de la métrica y cuando esta consigue su objetivo.

De esta forma, un panel de control eficaz incluirá colores, formas, líneas, espesores, grados de sombreado y cualquier otra herramienta que aproveche la percepción visual para destacar aquello que es importante. Y evitará cosas como diseños demasiado complicados, tratamientos gráficos en 3D y gráficos poco reconocibles. En general todo lo que necesite un tiempo para ser interpretado, o que pueda ser interpretado de forma diferente, debe ser evitado.

Considera la interactividad en el panel de control

Cómo se ha dicho, el objetivo de un panel de control es resumir y compartir la información relevante para un determinado objetivo; aunque es evidente que no toda la información será relevante o igual de importante para cada lector. De esta forma, el responsable financiero estará más interesado en los gastos y cobros, mientras que el responsable de la ejecución priorizará los desvíos en el cronograma.

Por ello, y aprovechando las nuevas herramientas online que permiten crear estos paneles de control, estos deben plantearse de forma que puedan ser configurables por cada usuario, para que cada uno pueda decidir el orden y la importancia de la información que se muestra.

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Define un sistema para mantenerlo actualizado

Es obvio que un panel de control con datos incorrectos o incompletos no sirve de nada, por lo que desde su concepción debemos buscar que este sea fácil de mantener actualizado. Para ello hay dos puntos clave que debemos definir:

  • El proceso de actualización, que debe incluir quien, qué y cuándo se debe actualizar.
  • La herramienta usada para actualizar y generar el panel de control. No es lo mismo usar un panel de control en Excel actualizado a mano con la información que nos llega por mail, que usar una herramienta online que permita que cada responsable introduzca la información directamente.

Dentro del concepto de actualización, es importante ser capaz de definir la fecha de los datos que se muestran, ya que idealmente estos deberían ser actualizados al mismo tiempo, pero la realidad no siempre lo permite.

Así mismo, cuando este panel de control se use para crear un informe, este debe mostrar claramente las fechas de los datos, ya que por definición un informe es una foto de situación en una determinada fecha.

Diseña el panel de control para su uso

Parece una tontería, pero a veces se hacen paneles de control tan complicados de leer y actualizar, que al final estos dejan de ser útiles. Por tanto debemos diseñar estos desde un principio para que sean accesibles, fáciles de leer y de actualizar.

Aquí nuevamente la herramienta que elijamos para crear y gestionar el panel de control será crítica; siendo muy recomendable usara alguna herramienta online que permita acceder y subir información de forma remota, y desde diferentes dispositivos.

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