Creación y gestión del equipo de trabajo

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Todos los proyectos acaban siendo efectuados por equipos de personas, la gestión de los cuales requiere mucho más que la aplicación de unos procesos. Existen también algunos principios generales para la creación y gestión de un equipo de trabajo que ayudarán a que este sea eficiente, repercutiendo en mejores resultados a nivel del proyecto.

¿Qué es un equipo de trabajo?

¿Qué es un equipo de trabajo?Un equipo de trabajo no es solo un grupo de personas que trabajan juntas, ya que también se requiere que exista algo que haga que estas personas se sientan parte de algo más grande. De esta forma cada individuo y su contribución individual pasan a estar supeditados a la consecución de los objetivos del equipo.

Para ello es importante dedicar tiempo a la construcción del equipo de trabajo, los que es responsabilidad del director del proyecto. Esta tarea se basa en algunos principios detallados a continuación.

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También cabe recordar que un equipo de trabajo no son los integrantes de un departamento, ya que su relación está basada en un trabajo y objetivos comunes, no en compartir una determinada jerarquía o disciplina técnica.


Principios para la creación del equipo de trabajo

1- Clarificar las expectativas del equipo de trabajo. Un equipo de trabajo se crea para ejecutar una serie de tareas en busca de la consecución de unos objetivos determinados. Esto es el motivo de existir del equipo, y por tanto comunicar, dar importancia y apoyar estos objetivos suponen una forma de dar sentido y reforzar el equipo.

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2- Explicar porque se ha decidido crear y trabajar con un equipo de trabajo en lugar de seguir una estructura más funcional o jerarquizada, más habitual, y porque cada miembro del equipo se ha escogido para formar parte de él. De esta forma los integrantes del equipo no solo entienden las ventajas del trabajo en equipo, sino que entienden cuál será su importancia y aportación en él.

 
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3- Generar compromiso con el equipo de trabajo y los objetivos comunes. Esto queda muy bien como frase, el problema es que raramente se consigue. Uno de los motivos por lo que no se consigue es porque se olvida la doble faceta individual y grupal del equipo de trabajo; lo que significa que el compromiso de los integrantes hacia los objetivos del equipo se conseguirá solo si estos ven que estos objetivos están alineados con sus objetivos personales. Por tanto conseguir los objetivos del equipo repercutirá en su propio beneficio. Para ello es importante analizar, responder y comunicar los siguientes aspectos:

  • ¿Los integrantes del equipo de trabajo quieren participar en él?
  • ¿Los integrantes perciben su participación como un beneficio a la organización y a su propio desarrollo?
  • ¿Cuáles son los beneficios individuales que obtendrán los integrantes del equipo por conseguir los objetivos de este?

4- Asegurarse de que el equipo de trabajo dispone de las competencias y recursos necesarios para la tarea asignada. Saber que no se dispone de las herramientas para hacer una determinada tarea genera frustración; por lo que es importante que los diferentes integrantes del equipo sepan que en conjunto disponen de los conocimientos, herramientas y apoyo necesario para el trabajo, o que podrán conseguirlos.

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5- Delegar y dar autonomía al equipo. Una vez definido el objetivo y límites de responsabilidad del equipo, lo mejor es dejarlo autogestionarse y trabajar de forma autónoma. Con ello se refuerza la confianza dada a los integrantes cuando se les eligió para formar parte del equipo, permitiendo que estos aproveche mejor sus aptitudes.

Esta delegación no debe confundirse con la falta de control y seguimiento, ya que tan malo es una cosa como la otra. Para ello es importante establecer algún método de control y revisión de la tarea realizada, de tal forma que el equipo perciba que su trabajo es importante para la organización y reciba feedback sobre lo ejecutado.

 

6- Promover la colaboración dentro del equipo de trabajo. Aunque este trabaje de forma autónoma, no debemos olvidar que el fomento de la comunicación forma parte de la responsabilidad de la persona que lo gestiona. Para ello debemos fijarnos en los siguientes aspectos:

  • Habilidades comunicativas y de interacción de los diferentes integrantes del grupo.
  • Los roles están claros y se corresponden con la forma de interactuar del grupo. Si hay algún líder aceptado de forma natural, puede ser adecuado darle este rol.
  • Relaciones interpersonales y posibles conflictos
  • Se ha definido una forma de trabajar y se disponen de herramientas para ello.

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6- Promover la comunicación, tanto interna entre los integrantes del equipo de trabajo como entre este y el resto de la organización. Desde la organización es importante garantizar que el equipo recibe el feedback adecuado y la información necesaria para poder realizar sus tareas.

Como parte de la comunicación estaría también la coordinación del equipo de trabajo con otros equipos, si por ejemplo este forma parte de un proyecto con más integrantes, o con

7- Definir las consecuencias. Junto con la responsabilidad y el compromiso que se espera del equipo del trabajo hay las consecuencias, positivas o negativas, de conseguir o no los objetivos. Los integrantes del equipo deben conocer estas, pero considerando algunos aspectos:

  • El conocer las consecuencias positivas en el caso de conseguir los objetivos, tales como resultados que conseguirá la organización, visibilidad que se conseguirá, promociones, incentivos, etc. pueden ayudar a motivar a las personas.
  • Por otro lado, es mejor presentar las consecuencias negativas como consecuencias para la organización, y no como represalias sobre los integrantes de equipo. Si estos temen por estas represalias pueden asumir una posición defensiva, intentando evitar asumir responsabilidades dentro del equipo para culpar al resto en caso de fallo. Esto sería negativo para el funcionamiento del equipo.

 A parte de estos principios relacionados con el propio equipo de trabajo, existen algunos aspectos referentes a la organización que deberemos considerar por su influencia sobre el éxito del trabajo en equipo.

 

La mayoría de organizaciones se organizan de forma funcional, lo que significa en base a departamentos y áreas con una jerarquía basada en los cargos funcionales. Esta es una filosofía de trabajo contrapuesta a la buscada con un equipo de trabajo, ya que en este pesa más el objetivo perseguido que la función de sus integrantes, en cierta forma sería como una organización por proyectos.

Si nos encontramos en una organización funcional, y decidimos crear un equipo de trabajo multidiciplinar, deberemos tener en cuenta los siguientes puntos:

  • La iniciativa deberá contar con el apoyo de la dirección o de alguien por encima de los responsables funcionales de los integrantes del equipo, ya que los primeros deberán aceptar una pérdida de autoridad sobre sus recursos mientras estén integrados en el equipo.
  • Debemos comunicar y explicar a los responsables funcionales los motivos y ventajas de afrontar el trabajo mediante la creación de un equipo de trabajo, y no siguiendo la organización habitual. Con ello se evitarán interferencias y presiones para recuperar los recursos.
  • Los integrantes del equipo de trabajo no deben entender que su participación en él puede generar un conflicto con su responsable, ya que lo verían como un riesgo.
 

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2 Comentarios en “Creación y gestión del equipo de trabajo
  1. ANDRES CERMEÑO SERRANO dice:

    Antes de comenzar un proyecto la empresa debe definir los alcances del mismo, una vez definidos debe elaborar un Manual de Proyectos que define los alcances del mismo, los deberes y responsabilidades de cada uno de los grupos, sus límites y responsabilidades. Una vez establecidas se debe comenzar con el reclutamiento de las personas que estarán a cargo del trabajo. Para ello se deberá reclutar o asignar al Gerente del Proyecto al cual debe estar de acuerdo con el Manual de Proyecto previamente establecido. Es vital para el buen término de un proyecto que el Encargado o Gerente del proyecto, debe estar de acuerdo con el Manual y comprometerse con con el seguimiento y cumplimiento del mismo. Periódicamente debe los mas altos niveles de la Empresa deben tener reuniones con el Gerente de Construcción y sus Jefes de Grupo para efectuar un seguimiento del Proyecto y efectuar, de ser necesario las modificaciones orgánicas y presupuestarias del mismo.
    Andrés Cermeño Serrano
    Ingeniero Electricista
    Ex-Gerente de Construcción

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