Creación del cronograma CPM o PERT

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La creación del cronograma PERT es uno de los pasos que forman parte del proceso de planificación de proyectos , y es indispensable para poder empezar este con ciertas garantías de éxito.

Aprende técnicas de planificación de proyectos

Requisitos para crear el cronograma PERT

Como se ha comentado, la creación del cronograma forma parte del proceso de planificación, por lo que los requisitos básicos para poder crear el cronograma según la metodología PERT son haber completado los pasos previos de este proceso. Estos pasos son la creación del diagrama de tareas, la definición y asignación de los recursos y la estimación de la duración de las tareas. Así mismo también deberemos haber completado la estimación de riesgos.


  • El diagrama de tareas nos muestra de forma ordenada las diferentes tareas que deberemos completar para realizar el proyecto, aunque aún no incorpora el tiempo ni los recursos. Esta es su diferencia respecto al cronograma.Cómo hacer el cronograma PERT del proyecto paso a paso

Técnicas de definición de las tareas

  • Como definición de recursos entendemos no únicamente quien o que va a realizar una determinada tarea, sino también su disponibilidad (porcentaje de dedicación a nuestro proyecto, horario, calendario laboral, etc.), y cantidad necesaria.

Técnicas para definir los recursos del proyecto

  • La duración es el trabajo necesario (en unidades de tiempo) para efectuar una determinada tarea.

Técnicas para estimar la duración de una tarea

  • Como estimación de riesgos se entiende la identificación de los riesgos que afectan al proyecto, su cuantificación, y la estimación en términos de atraso de aquellos riesgos que debemos aceptar después de realizar la planificación de riesgos.

Técnicas para identificar los riesgos del proyecto

Pasos para crear el cronograma PERT

Cómo hacer el cronograma PERT del proyecto paso a pasoUna de las características del cronograma PERT es que trata la duración de las tareas de forma determinista, lo que implica que se considera que las tareas tienen una duración concreta, y por tanto nuestros esfuerzos irán encaminados a cumplir esta duración, y a definir planes de contingencia para recuperar los posibles atrasos.

Para definir esta duración debemos primero definir el grado de confianza deseado para el cronograma, que estadísticamente sería el porcentaje de veces que este se va a cumplir. Como se detalla en el artículo “estimación de la duración de las tareas”, la duración de una tarea viene determinada por una duración más probable y una variabilidad, lo que nos permite calcular la duración de la tarea con este grado de confianza.

 

Uniendo estas duraciones con el diagrama de tareas tendremos un primer cronograma que no tiene en cuenta los recursos ni su disponibilidad, lo cual sería equivalente a considerar que disponemos de recursos ilimitados en cualquier momento, lo que habitualmente es falso. Dentro de este primer cronograma debemos incluir los hitos del proyecto, que serán eventos que se corresponderán con alguna entrega, compromiso, o punto importante del proyecto, y que nos servirán para controlar este, y para informar del avance de forma resumida.

crear el cronograma del proyecto (CPM-PERT) - cronograma sin tener en cuenta los recursos

Si sobre este primer cronograma incluimos el calendario y el horario de trabajo, imaginemos 8 horas/día y 5 días/semana de trabajo, tendremos ya un cronograma más realista, el cual aún no considera los recursos.

crear el cronograma del proyecto (CPM-PERT) - cronograma teneidneo en cuenta el calendario

Por tanto, el siguiente paso será incluir los recursos, lo que implica asignar a cada tarea el recurso que la ejecutará, considerando su porcentaje de dedicación (en el caso de realizar varias tareas simultáneamente), su capacidad de trabajo máxima, y su calendario específico si lo tuviera. En este paso es donde deberemos balancear los recursos, que no es más que ajustar el cronograma para que ningún recurso supere su capacidad de trabajo máxima. Con ello nos podemos encontrar con dos situaciones diferentes:

  • Que una tarea vea su plazo alargado por no disponer totalmente de un recurso. Por ejemplo, si una tarea tiene una duración de 40h de trabajo, una persona la puede ejecturar en una semana, pero si esta persona únicamente puede dedicarle la mitad de su tiempo, la tarea pasará a requerir dos semanas. Por tanto la tarea pasará a ser ejecutada en un plazo superior a su duración. En el cronograma de ejemplo podemos ver que el plazo de las tareas 1 y 2 se ha doblado porque le hemos asignado el recurso A con un 50% de dedicación.
  • No disponemos del recurso en el momento necesario, lo que nos obliga a ajustar las fechas de la tarea a la disponibilidad del recurso. En el cronograma de ejemplo podemos ver que la tarea 3 se ha situado por detrás de la tarea 4 al compartir el recurso B con ella.

Recursos que pueden ayudarte con el cronograma PERT . Recopilación de programas de planificación

Aunque teóricamente los recursos se balancean considerando una dedicación del 100%, en la práctica es mejor considerar una dedicación entorno al 85%-90%, ya que cualquier trabajador debe asumir en su jornada trabajos fuera del proyecto (realizar partes de horas, reuniones, etc.) que le restan capacidad.

 

Después de asignar y balancear los recursos conseguimos un cronograma PERT que muestra de forma totalmente realista el plazo de ejecución del proyecto, y que permite definir el camino crítico. Este estaría definido por las tareas que no tienen holgura, y que por tanto definen el plazo mínimo del proyecto.

crear el cronograma del proyecto (CPM-PERT) - cronograma 3

Al haber partido de unas duraciones de tarea con un determinado margen de confianza, el cronograma obtenido define el plazo del proyecto con este mismo margen de confianza. Esto implica que si no surge ningún problema, el proyecto cumplirá con el plazo definido un determinado porcentaje de las veces. Pero qué ocurre si surgen problemas?

 

En un proyecto bien planificado no hablamos de problemas, sino de riesgos, los cuales debemos haber identificado y cuantificado. Si hemos hecho esto, ahora es el momento de incluirlos en el cronograma.

La inclusión del margen por riesgos se hace con la intención de proteger los entregables del proyecto, bien sean parciales o el final. De esta forma, el margen debe colocarse siempre antes del entregable que queramos proteger, y siempre de acuerdo a las tareas que llevan a este entregable. Recordemos que los riesgos están relacionados con tareas concretas. Aunque en proyectos pequeños podríamos definir el riesgo como un porcentaje.

Si volvemos al cronograma que usamos como ejemplo, podemos imaginar que el hito 2 y la entrega final son entregables, y por tanto necesitamos protegerlos. En este caso el hito 2 depende de las tareas 2 y 4, por lo que protegeremos el hito 2 con un margen igual al atraso estimado para los riesgos asociados a estas dos tareas. En el caso de la entrega final haremos lo mismo, pero considerando las tareas 5 y 6, que son las tareas que hay entre el último margen incluido y la entrega.

crear el cronograma del proyecto (CPM-PERT) - cronograma 4

Y porque no consideramos las tareas 1 y 3? Pues el motivo es que estas no forman parte del camino crítico, por lo que pueden retrasarse sin afectar al plazo de entrega. Obviamente esto no quiere decir que no las tengamos que seguir, ni que se puedan atrasar sin límite, ya que de atrasarse más que su holgura, estas pasarían a formar parte del camino crítico, lo que nos obligaría a modificar el cronograma.

Con esto ya acabaríamos con la creación del cronograma PERT, el cual puede presentarse de varias formas en función del destinatario y el grado de detalle que queramos mostrar.

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