4 pasos para controlar un proyecto

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Debido a la naturaleza única y temporal de los proyectos, estos son inherentemente inestables, por lo que se requiere aplicar un conjunto de técnicas para controlar un proyecto.

El seguimiento y control de proyectos es el conjunto de procesos y actividades que se utilizan para seguir y revisar las actividades del proyecto, con el objetivo de asegurar que este cumpla con sus objetivos. En este caso proponemos un proceso simple compuesto de cuatro pasos.

4 pasos para controlar un proyecto

Controlar un proyecto. Recopilar información

En este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto. Entre las técnicas más habituales encontramos:



Reuniones de seguimiento

Las reuniones de seguimiento son reuniones donde se recopila información sobre la situación actual del proyecto, la situación de los riesgos y el estado de ejecución de las tareas en marcha, viendo donde existen desviaciones. Cuando se detecta una desviación, esta se documenta y se trata en una reunión separada con las personas afectadas, lo que evita que la reunión de seguimiento se alargue para todo el equipo.

Estas reuniones de seguimiento se hacen de forma periódica, adaptando la periodicidad al plazo total, complejidad y situación del proyecto. Así para controlar un proyecto complejo o con tareas críticas en curso se requerirá de una periodicidad mayor que para un proyecto más simple o menos crítico.

En los grandes proyectos, los cuales suelen dividirse en subproyectos, suelen definirse reuniones de seguimiento a nivel de subproyecto y a nivel de programa (conjunto de subproyectos). Obviamente la periodicidad, contenidos y fechas deben ser consideradas en conjunto para conseguir que la reunión de seguimiento del programa se haga con datos actualizados de los subproyectos.

Revisiones Técnicas

Aunque en cierta forma una revisión técnica podría considerase como una reunión de seguimiento, la verdad es que se diferencia bastante en concepto y objetivos; ya que esta es en cierta forma un examen o reunión de control, en muchos casos ligado a un hito de entrega o facturación. Como ejemplo tendríamos los ensayos de aceptación de un equipo, las revisiones de diseño, etc.

Una revisión técnica es una reunión formal donde participan expertos (internos o externos al proyecto), e incluso representes del cliente. El objetivo de estas reuniones es analizar en profundidad este aspecto o entrega para determinar si este cumple con las expectativas; y si es necesario, definir las acciones que deben tomarse para corregirlo.

A diferencia de las reuniones de seguimiento, una revisión técnica puede generar directamente acciones correctoras en caso de no superar los objetivos; por lo que en cierta forma también podría formar parte del tercer paso.

Panel de control

El panel para controlar un proyecto es una herramienta muy útil para conocer cuantitativamente la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de control; comparando estas con los objetivos.

La forma más simple de disponer de un panel de control actualizado es disponer de una herramienta de gestión de proyectos que nos permita definir las métricas, y recopilar en tiempo real la información necesaria para calcularlas. Sin esta capacidad de recopilar datos actualizados, un panel de control es totalmente inútil.

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Controlar un proyecto. Evaluación de la situación.

A partir de la información y datos recopilados anteriormente, podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos; o cuantificar los problemas detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción.

Una predicción en control de proyectos consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto. Esto tiene dos utilidades:

  • Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto, y por tanto, determinar si debemos actuar o no.
  • Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación.

Se pueden hacer previsiones sobre cualquier métrica; siendo lo más habitual hacerlas sobre los plazos y costos del proyecto. Para ello es imprescindible disponer de información actualizada del estado del proyecto, así como la situación de los riesgos que pueden afectar a la métrica que queremos analizar.

Existen diferentes metodologías en función de lo que queramos analizar:

  • En el caso de hacer predicciones sobre el plazo, debemos centrarnos sobre las tareas que forman parte del camino crítico del proyecto o entregable que queramos estimar. La variación en estas tareas marcará la fecha final del proyecto.
  • Para analizar el alcance y costos, un método muy efectivo es el del Valor Ganado; el cual consigue hacer estimaciones objetivas con datos y formulas simples.

Controlar un proyecto. Decidir contramedidas

Cuando detectemos una desviación, esta se haya evaluado, y se haya confirmado que implicará no cumplir con los objetivos; llega el momento de definir alguna contramedida para corregirla.

Aunque existen diferentes metodologías de solución de problemas, aquí vamos a proponer uno basado en seis pasos:

  1. Definir y acotar el problema.
  2. Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz.
  3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación sobre el objetivo final.
  4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior. Para ello puede ayudarnos él hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.
  5. Comunicar e implementar la solución seleccionada. Modificando los planes del proyecto cuando sea necesario.
  6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema. Esto lo veremos cuando las métricas vuelvan a mostrar que estamos en el plan original, o cuando la previsión muestre que el proyecto conseguirá los objetivos.

Si los primeros pasos los aplicamos en una reunión específica con las personas implicadas en el problema, seguramente el proceso será más simple y rápido de llevar a la práctica.

Controlar un proyecto. Informar y seguir las contramedidas

En estos momentos ya conocemos la contramedida a aplicar, y por tanto llega el momento de ejecutarla y ver que esta funciona.

Seguimiento de las contramedidas.

Como resultado del paso anterior tendremos unas contramedidas a aplicar para corregir el problema detectado, lo que al final se traducirá en nueva tareas, cambios en los objetivos de las actuales, nuevos plazos, etc.

Por tanto, cualquier contramedida acaba modificando los planes del proyecto y debe gestionarse su aplicación como si se tratará de una solicitud de cambio, con la salvedad de que el origen de esta ha sido la detección de un problema y no una petición de cambio.

De la misma forma debemos controlar su implementación y los resultados conseguidos. Esto lo haremos mediante las técnicas del primer paso, viendo si las métricas que hicieron aparecer el problema vuelven hacia los valores planificados. De no hacerlo, deberíamos volver a aplicar los pasos descritos para buscar una nueva contramedida, ya que la primera no está solucionando el problema.

Comunicar las contramedidas

Aunque la pongamos en el cuarto paso, la comunicación es importante en cualquiera de ellos. Cuando hablamos de comunicar en control de proyectos siempre nos referimos a tres flujos de comunicación:

Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto: Como se ha comentado, el control de proyectos se basa en disponer de datos actualizados sobre su estado actual; datos que deben ser suministrados por las personas que realizan el trabajo.

Igualmente, una comunicación eficaz en esta dirección permitirá descubrir los problemas de forma más prematura, reduciendo sus efectos y simplificando su solución al disponer de más tiempo. A parte, habitualmente serán estas mismas personas las que deberán participar en la búsqueda de soluciones a los problemas.

Del director del proyecto hacia el equipo: En este caso la comunicación será importante para implementar las contramedidas que se hayan decidido. ¿De qué nos sirve decidir una contramedida si no informamos a quien debe ejecutarla?

Esta comunicación debería continuar durante la ejecución de la contramedida, para que las personas involucradas puedan ver si se está consiguiendo corregir el problema o no.

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