Control del proyecto

¿Quieres conocer cómo hacer el seguimiento y control del proyecto? En este artículo te lo explico y comparto enlaces a plantillas y herramientas que te facilitan llevarlo a cabo. Sigue leyendo.

Concepto básico detrás del control del proyecto

Toda la sistemática de planificación y control del proyecto se basa en una idea muy simple: si tenemos una planificación que muestra una forma realista de conseguir los objetivos y seguimos esta planificación, conseguiremos los objetivos. Por tanto controlar un proyecto se resume en hacer que este haga lo planificado, aplicando las correcciones necesarias cuando nos desviemos.

Requisito para realizar el seguimiento y control del proyecto

Desde un punto de vista formal, el principal requisito es tener un plan del proyecto aprobado por el sponsor o el comité de dirección. Con ello las diferentes planificaciones quedan congeladas y se crean las líneas base de costes, de alcance y de cronograma. ¿Quienes son el sponsor y el comité de dirección?

Las líneas base del proyecto son una imagen congelada y aprobada de la planificación de costes, alcance y plazos del proyecto. Su importancia radica en el hecho de constituir el punto de referencia para medir el avance del proyecto respecto a las tres principales restricciones:

  • Línea base de coste. Es la distribución temporal de los costes que va a asumir el proyecto debido a ejecutar las tareas planificadas. Por ello sirve para comparar el coste real con el coste planificado a cada momento del proyecto. (ver el artículo de línea base de costes)mapa de ejemplo para control del proyecto
  • Línea base del cronograma. Se trata del cronograma del proyecto, con la diferencia formal de haber sido aprobado. (ver el artículo de la línea base del cronograma)
  • Línea base de alcance. Es el conjunto de actividades que componen el proyecto y que permitirán ejecutar los entregables, lo cual queda reflejado en la WBS aprobada (¿Qué es la WBS?). Sirve para cuantificar en cada momento el avance de cada actividad y entregable.

Aspectos importantes durante el control del proyecto

A nivel teórico cada aspecto de la planificación del proyecto requiere su control y seguimiento durante la ejecución, pero des de un punto de vista práctico podemos resumirlo en cuatro puntos:

Control del proyecto. Alcance.

Esto implica controlar que el equipo del proyecto está ejecutando las tareas y entregables definidos en la WBS, y únicamente estos, y que el resultado cumple con los requisitos acordados (control de la calidad). En general debemos considerar que una tarea que no cumple con los requisitos es una tarea no ejecutada.

Dentro del alcance hay un aspecto especialmente importante y motivo habitual de fracaso: la gestión de cambios. Todos los proyectos sufren cambios, lo cual no es un problema si se gestiona correctamente. Por ello el director del proyecto debe asegurarse de identificar todos los cambios y hacer que estos sigan el proceso de aprobación y gestión de cambios.

Aunque lo que voy a escribir es totalmente incorrecto desde un punto de vista teórico, considero que en la práctica es bueno que el director del proyecto tenga una cierta flexibilidad en relación a pequeños cambios, siempre que estos puedan ser asumidos por el proyecto. Esto evita muchos conflictos y facilita el avance del proyecto, lo cual al final supone una mejora para el proyecto y la relación con el cliente. Conseguir este balance no es fácil; ante la duda mejor seguir el proceso.

Control del proyecto.Plazo

Obviamente esto es controlar que el proyecto se ejecuta dentro del plazo acordado; lo que se hace de forma diferente en función de la metodología de planificación utilizada:

  • En la metodología PERT-CPM (ver el artículo de PERT-CPM) se considera que la duración de las tareas es determinista, lo que implica que es un valor fijo de acuerdo al margen de confianza utilizado para planificar. Por tanto, si el proyecto se desarrolla con esta metodología, el director del proyecto deberá controlar y realizar las acciones necesarias que cada tarea de forma individual se ejecute dentro del plazo definido para ella.
  • Por otro lado, la metodología de Cadena Crítica (¿Qué es Cadena Crítica?) considera que la duración de las tareas no es determinista, y centra su foco en garantizar que el proyecto en su conjunto cumpla con el plazo definido. En este caso el director de proyecto deberá controlar el avance de las tareas dentro del camino crítico respecto al uso de la protección, y que el camino crítico no se ve alterado por atrasos en tareas que originalmente no formaban parte de este.

Un aspecto importante a considerar es que el control del plazo se hace con el cronograma aprobado sin considerar el margen por riesgos. El motivo es que el margen por riesgos es una provisión de tiempo para proteger determinadas tareas contra hechos concretos que pueden afectarlas, por tanto si estos ocurren ampliaremos el plazo de la tarea de acuerdo al margen considerado. Si no lo hacemos así, lo más normal es acabar usando el margen para cosas que no son riesgos.

En el mercado existen varios programas de planificación que pueden ayudarte en el control de los plazos. Entre ellos destaca MS Project, por ser el más utilizado y demandado. Si quieres aprender a usarlo y certificarte, te recomendamos estos cursos:


Microsoft Project Training

  • Curso de preparación para superar la certificación en MS Project

  • Disponibilidad de los materiales: 1 año

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Control del proyecto. Coste

Cuando hablamos de controlar costes, hay dos aspectos a considerar: el control del coste total del proyecto y el control de la tesorería del proyecto (principalmente en proyectos grandes).

  • Lo primero significa que el total de costes imputados al proyecto una vez finalizado, y aceptado, no supera el presupuesto inicial. La complejidad de esto es detectar estas desviaciones, que ocurrirán al final del proyecto, en fases tempranas, de tal forma que tengamos tiempo para aplicar correcciones. Para ello disponemos de herramientas como el Earned Value Method, que relacionas los costes con el alcance ejecutado. Saber más del método del Earned Value Method
  • El segundo punto considera controlar la capacidad de pago del proyecto, lo que implica mantener la relación entre cobros y pagos en positivo, de tal forma que el proyecto pueda hacer frente a sus obligaciones de pago con la parte facturada e ingresada. Esto es muy importante en proyectos con presupuestos grandes, y no se suele considerar en proyectos pequeños. En estos últimos el director de proyecto debe autorizar la emisión de las facturas de acuerdo al avance y seguir su pago.

Igual que en el caso del plazo, existe un margen de coste por riesgos que debemos aplicar cuando ocurra el riesgo.

La siguiente tabla te muestra herramientas de gestión de costes en proyectos disponibles actualmente en el mercado.

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Control del proyecto.Riesgos

Por definición un riesgo va a tener efecto sobre los objetivos del proyecto, por tanto es importante mantener estos controlados y asegurarse de que se están ejecutando el seguimiento y las acciones adecuadas. Esto incluye:

  • Controlar la ejecución de las acciones definidas en el registro de riesgos para mitigarlos o evitarlos.
  • Seguir la evolución de los riesgos, ya que durante el proyecto pueden aparecer o desaparecer riesgos, o puede modificarse su impacto
  • Definidas las acciones a realizar en el caso de que un determinado riesgo ocurra. De esta forma evitaremos actuar de forma improvisada y bajo presión, lo que al final es siempre peor.
  • Ejercer influencia sobre los riesgos identificados, intentando evitar o disminuir los negativos y potenciar los positivos

Llegados a este punto, alguien puede pensar que faltaría hablar de la gestión de los recursos o de las personas. La verdad es que considero que este es un aspecto trasversal que ya está incluido en los cuatros puntos anteriores, ya que para gestionarlos hará falta tratar y gestionar las personas o recursos implicados.

Para ayudarte en la gestión de riesgos puedes descargar las plantillas que ofrecemos en esta página.

Nombre

Características

Formato

Plantilla de matriz de impacto

Plantilla de matriz de impacto de riesgos. Te permite cuantificar los riesgos del proyecto de forma objetiva.

PDF
o
Excel

Registro de riesgos

Documenta los riesgos, su impacto y las medidas para gestionarlos en esta plantilla de registro de riesgos.

PDF

Word

14 comentarios en «Control del proyecto»

  1. Excelente artículo, bastante claro. Le agregaría únicamente que teniendo en cuenta las buenas prácticas definidas en la Guía del PMI, le deberíamos agregar a la línea base del alcance, el diccionario de la EDT y el enunciado del alcance. Muchas gracias por la información

  2. Gracias por el artículo, sin embargo en la práctica no se debe dejar tan de lado el aspecto factor o recurso humano, ya que ellos son los que implementan, diseñan y prueban la solución ofrecida al cliente, por lo que puedes encontrarte con distintos riesgos en el equipo de trabajo, tales como capacidades, nivel de experiencia, relación con el cliente, entre otros.

    En otro lugar ya que nombré al cliente y/o stackeholders considero es importante tener controlado este punto también, ya que muchos de los riesgos que aparecen en los proyectos vienen por este lado, esto tiene mucho que ver con las habilidades directivas e interrelación no sólo de los Project Manager o project líder sino también por parte del equipo de trabajo que labora sede del cliente.

    Saludos

  3. Gracias por la información, para un crecimiento empresarial el tener un proceso sistemático establecido para definición y evaluación de indicadores de desempeño y de evaluación de competencias, es esencial y de gran importancia para el desarrollo y efectividad de la empresa y en esta era digital el uso de softwares que mejoren y agilicen los procesos excelentes herramientas.

  4. Buen artículo!
    Solo preciso para los que comentaron que no incluyo el RRHH, lo que dijo es que el Recurso está presente en todas las etapas del Proyecto y que son importantes para el Control, por eso no es necesario detallarlos. Por lo menos es lo que entendí con su último parrafo.

    Saludos,
    Natalie.

  5. agradezco por la información. Hay mucho qué hablar sobre esta información. Tendré que ponerme a estudiar más
    sobre el tema por qué me di cuenta que hay
    mucho todavía por aprender. muy agradecida por la información que permite
    comprender mejor estos conceptos.

  6. Excelente el artículo, está muy detallado logre refrescar mis conocimientos, cada vez que encuentro información como esta me entusiasmo en seguir buscando y leyendo para aprender mas hacer de la gestión de proyecto

  7. Hola

    Me encantan los artículos que publican me ayuda mucho a mis tareas y proyectos. este articulo me parece de lo más correcto pero me podrían ayudar con los formatos de -Calidad de los productos y servicios
    -De control de cambios de gestión de proyectos, por favor.

    Gracias

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