Cómo escoger una herramienta de gestión de proyectos

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Una de las formas más rápidas y simples de mejorar la eficiencia y la eficacia de una organización en gestión de proyectos es mediante la introducción de un herramienta de gestión de proyectos apropiado. En este artículo se intenta definir los puntos más importantes a tener en cuenta durante la selección de una nueva herramienta.

 

Puntos de partida para escoger una herramienta de gestión de proyectos

Una herramienta de gestión de proyectos nos facilita la ejecución de algunos o varios procesos o tareas dentro del contexto de una determinada organización y proyectos. Por tanto los puntos de partida para definir el software adecuado son:

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  • Metodología en que se basan nuestros procesos. Debido a que existen diferentes metodologías para gestionar proyectos, debemos conocer inicialmente cual es la que estamos usando, ya que cada una requiere de un software de gestión de proyectos diferente. Por ejemplo, existen programas de colaboración desarrollados para metodologías AGILE, que tienen una aplicación reducida en proyectos tradicionales.

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  • Tipo de organización. El tipo de organización determina el rol y las responsabilidades de los directores de proyectos y de la PMO (¿qué es la PMO?) si la hubiera, y por tanto define sus necesidades a nivel de herramientas. Por ejemplo, no parece tener sentido implementar un software muy completo de gestión de proyectos en una organización funcional donde el director de proyectos es un coordinador. También la organización determina si trabajamos en proyectos independientes, o en un entorno multiproyecto más complejo a nivel de interacciones.

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  • Integrantes de la organización. Aquí estamos hablando de las personas que de una u otra forma van a usar o verse afectados y deberán usar el nuevo software, y que por tanto, debemos considerar a la hora de definir esta. Dentro de estas personas estarían la dirección, la PMO, los directores de proyecto, los jefes de áreas funcionales, etc. Si el nuevo software no cumple con las necesidades de alguno de ellos, su implementación puede verse afectada o dificultada.

Fallar en la identificación o el análisis de alguno de estos puntos puede llevar a la selección de un software de gestión de proyectos inadecuado para nuestras necesidades, por falta o por exceso, y al fracaso del proceso de implementación de esta nueva herramienta.

 

 

Aspectos a tener en cuenta para escoger una herramienta de gestión de proyectos

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Existe una gran multitud de características diferentes entre las diferentes herramientas de gestión de proyectos, por lo que listarlas todas sería imposible. De todas formas sí que es posible listar aquellos aspectos más importantes para asegurar que la nueva herramienta cumple con nuestras necesidades

  • Funcionalidades y procesos a soportar. Un determinado software puede adquirirse para soportar la gestión de los proyectos de forma integral, o para hacerlo en algún proceso específico. Obviamente esto determina el coste y la complexidad de la herramienta, ya que cuando más pidamos de esta, más compleja y cara va a ser. En el apartado de software para gestión de proyectos hay un recopilatorio de programas dividido por categorías, pudiendo encontrarse varios ejemplos que cubren desde la gestión integral del proyecto hasta temas específicos como la gestión de costes, la planificación, la gestión de tareas, o la comunicación.
  • Definir el alcance. Las organizaciones tienen proyectos, programas y portfolios, y pueden trabajar con proyectos independientes o en entornos multiproyectos. Debido a la complejidad que esto genera, es importante definir hasta que nivel debe trabajar el nuevo software, ya que no todos pueden considerar múltiples proyectos o las interrelaciones entre ellos.


  • Accesibilidad. Cada vez más las empresas trabajan con equipos geográficamente distribuidos, contrataciones por proyecto, o con desplazamientos fuera de la oficina, por tanto la accesibilidad del software debe adaptarse a las diferentes situaciones. Desde este punto de vista existen herramientas pensadas para ser usadas online, o a través de dispositivos móviles, que pueden suponer una ventaja en algunos casos, mientras que en otros quizás no valga la pena pagar por esta mayor accesibilidad.
  • Capacidad de integración. En algunos casos, el nuevo software tiene como objetivo mejorar un proceso en particular, lo que implica que esta deberá usarse conjuntamente con otros programas existentes que se estén utilizando para la gestión integral del proyecto o para otros procesos relacionados. Un ejemplo claro de ello lo tenemos con los programas de gestión de tareas, que pretenden mejorar la comunicación de las tareas a ser ejecutadas y su seguimiento, partiendo de una planificación hecha con un programa diferente. Cuando esto ocurra, es importante comprobar que la nueva herramienta se integre bien con las existentes, siendo bastante común la posibilidad de importar o exportar ficheros de Microsoft Office, Microsoft Project, o Primavera.
  • Tiempo de aprendizaje. Cualquier software requiere de un aprendizaje para ser utilizado, y cuando más complejo sea, mayor será el tiempo y esfuerzo requerido para este aprendizaje. Analizar y determinar estas necesidades es importante para descubrir el tiempo que tardaremos en empezar a sacar beneficios de la nueva herramienta, y los recursos necesarios para ello.
  • Presupuesto. Aunque existen programas gratuitos, la mayoría implicarán un coste en licencias que puede variar desde unas de decenas de euros a unos pocos miles por usuario. A este coste deberemos sumarle el coste del hardware que sea necesario, formación, etc. Es por ello que el coste determina también la elección del software, y este puede reducirse ajustándolo a las necesidades reales que queremos cubrir.

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