Cierre del proyecto sin completar

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completarEn la primera parte de este artículo se ha tratado el proceso de cierre del proyecto por haberse completado y aceptado los entregables, pero este proceso de cierre también puede ocurrir por otros motivos, aun estando el proyecto sin completar:

  • Imposibilidad de cumplir con los objetivos. Puede ocurrir que a medida que avanza el proyecto y se genera mayor conocimiento sobre este, se acabe descubriendo que no será posible cumplir con los objetivos dentro de las restricciones definidas. En este caso el proyecto pasa a formar parte de los llamados “proyectos imposibles”, y deja de tener sentido continuar.

  • El proyecto ya no es necesario. Cualquier proyecto se ejecuta para cubrir una determinada necesidad, la cual puede variar o desaparecer. En este caso el proyecto deja de tener sentido, y por tanto lo más sensato suele ser parar las actividades para evitar costes adicionales.
  • Alguna de las partes no quiere continuar con el proyecto. Puede darse el caso de que el cliente o nuestra organización dejen de estar satisfechos con el acuerdo y decidan cancelarlo unilateralmente


  • Cierre del cliente. Este es un caso que no suele salir en los manuales, pero que por desgracia me ha tocado descubrir en la práctica. El cliente cierra su actividad en medio de la ejecución, por lo que el proyecto se para.
  • Cierre de la organización que ejecuta el proyecto. De forma similar al punto anterior, puede ocurrir que sea nuestra empresa la que cierre. Aunque teóricamente el proyecto debe cerrarse igualmente, en la práctica me temo que no podríamos hablar de que exista el de cierre, ya que el propio director del proyecto habrá perdido el empleo.

El punto en común de todos estos motivos es que el cierre se hace con el proyecto sin completar el alcance, por lo que el trabajo y los contratos generados están en un punto intermedio de su ejecución, lo que implica que el proceso de cierre no puede empezar con la aceptación de los entregables.

Por tanto el inicio del proceso viene determinado por la confirmación oficial del motivo de cierre, la cual debe llegar al director del proyecto siempre a través del sponsor o el comité de dirección del proyecto, al menos de forma oficial.

Cierre del proyecto sin completar

Como esta orden de cierre va a llegar en medio de las actividades, el director del proyecto deberá parar estas, cuantificar su grado de avance, y analizar las consecuencias del cierre. Estas consecuencias pueden ser diversas, pero básicamente estarán ligadas a los costes incurridos y comprometidos por las actividades en curso:

  • Los costes incurridos serían aquellos originados por el trabajo realizado, independientemente de que haya generado o no un entregable. Obviamente nuestra preocupación será identificar aquellos costes incurridos que no han sido facturados, o no pagados si la factura ya ha sido emitida. Dentro de los costes incurridos es importante separar aquellos que son medibles y demostrables, normalmente ligados a un entregable desarrollado parcialmente (media pared construida en una obra), de aquellos que no son demostrables (costes de administrativos y de gestión).
  • Como costes comprometidos serían los costes futuros que no podemos evitar pagar. Esto incluye el coste del trabajo en proveedores ya ejecutado, aunque no necesariamente entregado, y aquellas penalizaciones o condiciones de cancelación contractuales que generen un coste.

La importancia de definir y cuantificar el estado del proyecto, y las consecuencias del cierre, viene determinado por diferentes aspectos:

  • Estos costes deberán ser asumidos por el proyecto de cualquier forma, por lo que o bien deben ser reclamados al cliente como un pago pendiente, o aceptados por la organización como perdidas. En el primer caso existe un riesgo de impago que la organización debe considerar.
  • En algunos casos esta situación puede generar oportunidades para la organización, aunque sean únicamente para reducir el efecto del cierre. Como ejemplo de ello estaría un proyecto en el que participé donde se debían instalar unos equipos en un cliente, los cuales se habían mandado de un continente para otro. El proyecto paró por cierre de la actividad del cliente sin haberse realizado la puesta en marcha de los equipos. Esto generó la oportunidad de recomprar los equipos a un precio inferior al de fabricarlos de nuevo, y usarlos en otro proyecto dentro de la misma región. Por tanto aunque estos se vendieran en el nuevo proyecto con un precio rebajado, al ser producto usado, el margen de la venta podía ser superior.
  • En algunos casos los costes comprometidos pueden obligar a replantear la decisión de cierre. Si las penalizaciones a pagar son significativas respecto al coste del trabajo pendiente, puede ser interesante completar el proyecto y disponer del producto resultante.
  • En caso de que el proyecto esté muy avanzado, también puede ser interesante que la organización lo asuma como proyecto interno en lugar de cerrarlo. Con esto puede conseguir un producto a un coste bajo, parte del proyecto ya ha sido pagado, que puede ser vendido a otros clientes.

Por tanto, existe una retroalimentación entre este análisis de la situación y la decisión de cierre. Una vez esta decisión se confirma, el proceso es exactamente igual al proceso de cierre normal, con la salvedad que en el momento de cerrar financieramente el proyecto pueden existir unos pagos pendientes que deberán ser reclamados o computados como perdidas.

En proyectos para terceros, esto puede generar el inicio de un proceso de reclamación y cobro de las cantidades pendientes, el cual puede llegar a implicar acciones legales; lo que desde mi punto de vista ya no formaría parte del proyecto. Mi opinión es que el director del proyecto debe intentar facturar todo lo posible dentro del cierre del contrato con el cliente, identificando finalmente aquellas cantidades que no ha sido posible facturar, las cuales serán una perdida para el proyecto. Posteriormente la organización debe intentar compensar estas pérdidas con los procesos de reclamación que considere oportunos, o aceptarlas.

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2 Comentarios en “Cierre del proyecto sin completar
  1. Si añades unas plantillas queda niquelado el post.

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  1. […] otros motivos más “traumáticos” que generan el cierre del proyecto. En el artículo “cierre del proyecto sin completar” se tratan estos motivos y su efecto sobre el proceso de […]

  2. […] En este caso debe hacerse el proceso de cierre considerando que no se ha completado el proyecto, (leer el artículo de cierre del proyecto sin completar) intentando salvar y aprovechar lo máximo que sea posible del trabajo […]

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