Cómo hacer una buena junta o reunión

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Cómo hacer una buena junta o reunión

A alguno realmente le gustan las juntas? Para mí, son un mal necesario. A menos de que se trate de mi junta, entonces es simplemente necesaria. Sabes lo que quiero decir, correcto? Es como una llamada telefónica. Una persona está haciendo la llamada y quiere hacer la llamada. La otra persona, la que recibe la llamada podría estar a media tarea y será probablemente interrumpida.



Realmente bien, las juntas de proyectos a nivel mundial no son fáciles. No suceden por accidente. Son planeadas, ejecutadas y constantemente organizadas… por buenos organizadores. Eso es lo que tú y yo debemos ser…buenos organizadores. Como Gerentes de Proyecto, a menudo no somos los expertos en la materia (EELM). Más bien somos los facilitadores y necesitamos de los expertos en la materia que participan en nuestras juntas proporcionando información y toma de decisiones.

Para mí, el proceso de una buena junta… de principio a fin… incluye cuatro pasos diferentes.

Discutamos…

1 – Planeamiento para hacer una buena junta

El buen planeamiento es el primer paso para facilitar una excelente junta que logre objetivos, consiga una buena participación y asistencia, y asegura que las expectativas sean establecidas y todos estén en la misma página. Asegúrate de planear bien cuando tenerla, que cubrir, que tus temas estén alineados con lo que te dará los resultados que necesitas en la junta y que los objetivos sean específicos. Las peores juntas – a las que ninguno de nosotros quiere asistir – son aquellas en las que aparentemente es solo una junta sin objetivos claros o resultados. Tener juntas solo por tener juntas o convocar a otra junta frustra a los que la atienden y resulta en una participación y asistencia baja para tus próximas juntas.

2- La Agenda. Clave para una buena junta

Con los objetivos establecidos, crea una agenda que será enviada a los participantes con anterioridad y guiara la junta. Para proyectos, esta agenda también será incluida al reporte de estatus y juntos estos dos documentos deberán guiar la junta. La clave está en comenzar a tiempo, terminar a tiempo y apegarse al horario establecido y los temas de la junta. Una agenda, bien hecha, concisa y dirigida te ayudara a lograr todo esto. Enviándola con anterioridad – usualmente con un día de anterioridad, si es posible – tus participantes conocerán los temas, se esperara estén preparados y listos para participar y compartir una opinión, tendrán una buena idea de lo que tú quieres lograr en la junta.

3- Instalaciones y notas.

A continuación viene la junta real. Como ya mencioné, es crítico que comiences y termines en tiempo tan a menudo como sea posible. Necesitas ganar la reputación de un gran organizador de juntas y esto no solo significa que merezca la pena atender tus juntas y participar activamente si no también que tú te apegues a tus horarios para que los participantes puedan agendar otros compromisos…y no tengan que llegar tarde, irse temprano o faltar a la junta. Mantén su atención en la mañana…no después del almuerzo cuando todos empiezan a adormecerse. No detengas la junta para actualizar a los que llegan tarde… haz que hagan preguntas. Y nunca – o casi nunca – canceles una junta agendada semanal aun si no tienes tema para cubrirla. Por lo menos ten una junta corta de 5 minutos. Esto sirve para dos propósitos…asegura que nada por mínimo que sea quede fuera y mantiene el momento activo. Cuando comienzas a cancelar las juntas regulares durante las temporadas bajas, los participantes dejan de asistir y es difícil recuperarlos.

El seguimiento que ahora voy a mencionar, te ayudará a rellenar los huecos de los drones a los que les gusta llegar tarde. Nunca seas la persona drona o refrigerio. No seas esa persona que provea gaseosa o agua o comida en las juntas para los participantes. No se trata de comer, se trata de informar. Toma excelentes notas – utiliza usualmente la agenda y el reporte de estatus semanal como la fuerza motriz detrás de las discusiones de las juntas (a menos de que la junta sea específicamente convocada para tratar un tema en específico o una toma de decisión).

4- Seguimiento de la junta

Finalmente – y este podría ser el paso más importante – da seguimiento después de la junta. No te molestes en dar un gran final – solo se siempre esa persona que toma buenas notas y envía notas a los participantes después de la junta (y a los participantes que fueron invitados y no asistieron). Solicítales que te envíen la confirmación de la información o te hagan llegar alguna revisión antes del mediodía del día siguiente.

El objetivo de cualquier junta es asegurar que todos estén en la misma página cuando la junta termine. Este seguimiento aunado a tus bien documentadas notas ayudará a asegurar que esto siempre suceda.

Resumen / Solicitud de opinión

Manejo de Proyectos – al menos en mi opinión – se trata de una buena comunicación. Bien, comunicación efectiva y eficiente. Y la responsabilidad total de esta comunicación es resta en el Gerente de Proyecto. Y un componente clave de proyecto de comunicación son las juntas de proyecto que tendrán que suceder a través del compromiso. Planea bien, ejecuta bien y da seguimiento para asegurar que tienes las mejores y más productivas juntas posibles.

Lectores – que consejo tienes para todos aquí leyendo con respecto a las juntas de proyectos? Que agregarías a esta lista que hacen tus juntas excelentes?


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