8 principios de gestión de riesgos

Este artículo incluye 8 principios de gestión de riesgos basados en la experiencia y la literatura disponible. La gestión de riesgos es uno de los puntos más importantes de la gestión de proyectos, ya que es lo que permite minimizar el impacto de las amenazas y aprovechar las oportunidades que se presentan, incrementando así las posibilidades de éxito.

Esto facilita entregar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad demandada. También facilita la gestión del equipo de trabajo, ya que los miembros del equipo no entran en el modo “apaga fuegos” y evita tomar decisiones sobre la marcha.

Principios de gestión de riesgos – Integrar

Este principio es esencial para el éxito de la gestión de riesgos, ya que si esta gestión no está realmente integrada en el proyecto, no se pueden aprovechar todas las ventajas de este enfoque.

Esto significa que no sirve de nada identificar y registrar los riesgos si luego no existe un seguimiento formal de estos y de las acciones durante la ejecución del proyecto. Aunque parece obvio, es algo que ocurre en algunas empresas, las cuales acaban identificando los riesgos únicamente para poder decir que siguen una determinada metodología o norma.

Para facilitar la gestión de riesgos e integrarla en los otros procesos del proyecto existen diferentes herramientas y programas específicos en gestión de riesgos, así como plantillas.

Visita nuestra recopilación de programas de control de riesgos

Descargate plantillas para gestionar los riesgos

Principios de gestión de riesgos – Identificar y registrar

Aunque parece una obviedad, la identificación de los riesgos debe hacerse al inicio del proyecto, ya que estamos intentando prever situaciones posibles para evitarlas o evitar acciones “sobre la marcha”. Este proceso empieza, a un nivel alto, durante la creación del project charter (Leer el artículo de project charter) en proyectos internos o la propuesta comercial (Leer artículo de propuesta comercial) en proyectos para terceros, ya que estos documentos ya deben considerar aquellos riesgos que tengan un impacto grande sobre el coste o plazo. Hacer esta identificación una vez cerrado el plazo y presupuesto del proyecto sirve de poco, ya que aunque conoceremos los riesgos, estaremos limitados para aplicar acciones o márgenes (Leer el artículo sobre márgenes).

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Esta identificación requiere una mentalidad abierta que pueda centrarse en los escenarios futuros que se puedan producir, aplicando las diferentes técnicas que se explican en el artículo de identificación de riesgos (Leer el artículo de identificación de riesgos). Y una vez identificado un riesgo, este debe documentarse mediante su registro en el registro de riesgos (descargar plantilla), lo que permitirá su seguimiento.

Principios de gestión de riesgos – Entender los riesgos.

Aunque esto debería formar parte del proceso de identificación de riesgos, muchas veces no es así, y nos quedamos solo en identificar el riesgo sin realmente entender su origen y consecuencias.

Entender el origen de un riesgo nos permitirá por un lado definir mejor las acciones preventivas, y talvez, poder detectar este en una fase más inicial, ahorrando costes y retrabajos. Por ejemplo si sabemos que un determinado componente crítico puede fallar debido a un error en el material, puede ser más eficiente hacer una prueba del material con una probeta antes de fabricarlo que probar el componente ya fabricado antes de su instalación.

Cuando no sea posible aplicar acciones preventivas, deberemos definir acciones correctoras a aplicar si el riesgo ocurre y/o ajustar los márgenes. Para ello es importante entender las consecuencias y su efecto sobre los compromisos del proyecto. Esto se complica cuando consideramos varios riesgos, cada uno con una probabilidad de ocurrencia diferente, y puede requerir el uso del análisis de Montecarlo (Leer el artículo de análisis de Montecarlo).

Principios de gestión de riesgos – onsiderar riesgos y oportunidades

Cuando hablamos de riesgos asumimos siempre su connotación negativa: aquello que puede dañar el proyecto. Sin embargo el enfoque correcto también debe centrarse en los riesgos positivos, las oportunidades.

Estos son los eventos inciertos que pueden beneficiar al proyecto, haciéndolo más rápido, más simple y más rentable. Igual que ocurre con los riesgos, las oportunidades deben gestionarse y requieren de acciones para ser aprovechadas.

Principios de gestión de riesgos – Fomentar la comunicación

La falta de comunicación es uno de los principales motivos de fracaso en proyectos, lo cual también aplica en la gestión de riesgos. En el caso de los riesgos esta comunicación es importante por dos motivos:

• Durante las fases iniciales del proyecto para poder identificar los riesgos, ya que en este proceso es determinante la participación del equipo y expertos.
• Durante la planificación y seguimiento para poder distribuir las tareas, analizar su ejecución y poder ver la evolución de los riesgos. Aquí también deberíamos incluir la comunicación con el comité de dirección o sponsor del proyecto para aquellas tareas que requieran acciones fuera del alcance del director del proyecto.

Cuando no existe esta comunicación puede darse la situación frustrante de que un evento inesperado cree problemas en el proyecto, y alguien diga “pero si ya lo sabía yo”. ¿Pues porque no se informó a tiempo y se definieron acciones?

Una buena forma de mejorar la comunicación de riesgos es incluir los riesgos en las reuniones periódicas de seguimiento del proyecto, así como usar herramientas de comunicación, las cuales facilitan y sistematizan las comunicaciones entre los integrantes del proyecto. Ver recopilación de herramientas de comunicación

Principios de gestión de riesgos – Definir acciones

Todo el trabajo realizado en la gestión de riesgos persigue un único objetivo: definir lo que debemos hacer delante de cada riesgo. Por tanto, si no llegamos hasta el punto de definir las acciones concretas a tomar, sus responsables, e incluir estas en la planificación del proyecto, no estaremos haciendo una gestión de riesgos útil.

Principios de gestión de riesgos – Asignar responsabilidades

En la gestión de riesgos participan diferentes individuos, cada uno con su rol y responsabilidades (¿quieres conocer estos roles y responsabilidades?), adicionalmente las acciones específicas que se definan deberán ser ejecutadas por algún integrante del equipo. Todo ello requiere una asignación clara de tareas y responsabilidades, de tal forma que tanto el individuo como la organización sepan lo que hace cada uno.

Una forma de hacer esta asignación es mediante la plantilla del registro de riesgos, e incluyendo las tareas a ser ejecutadas en la planificación del proyecto.

Principios de gestión de riesgos – Priorizar

Debido a que los recursos del proyecto son limitados, nuestra capacidad para gestionar los riesgos también lo será; esto implica que debemos ejecutar esta gestión de la forma más eficiente posible. En la práctica esto implica priorizar los riesgos para centrarnos en aquellos que pueden tener un efecto, positivo o negativo, mayor sobre el proyecto, y definir en qué riesgos vamos a actuar.

Para priorizar debemos aplicar las herramientas y criterios de la evaluación de riesgos, los cuales permiten ordenar estos mediante su impacto y posibilidad de ocurrencia. Una forma gráfica de hacer esto es mediante la matriz de priorización de riesgos.

Todo el mundo entiende que no tiene sentido gastar 1000€ en evitar un riesgo que de ocurrir implicará un sobrecoste de 100€. Ni tampoco gastar la mayor parte del presupuesto del proyecto en gestionar los riesgos. Por tanto cuando definamos acciones específicas frente a un riesgo, o cuando empecemos a gestionar los riesgos de un proyecto determinado, debemos asegurarnos que los recursos que gastemos se justifiquen con los beneficios que obtenemos de ello.

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